نظام الرقابة الداخلية لصندوق المصروفات النثرية

نظام الرقابة الداخلية لصندوق المصروفات النثرية:

نظام السلفة المستديمة هو النظام الذي يتطلب أن تكون قيمة الشيكات المصدرة لاستعاضة السلفة مساوية لقيمة المدفوعات من صندوق المصروفات النثرية .فبمقتضى هذه الطريقة يتسلم الصراف مبلغاً ما تحدده ظروف الاحتياجات العادية للمصروفات النثرية ، وعند تجديد السلفة يسحب شيك بمقدار المبالغ المنصرفة فعلاً من السلفة ، بعد مراجعة جميع مستندات الصرف من السلفة للتأكد من صحتها وسلامتها وإلغائها بواسطة شخص مسئول , وبذلك يعود رصيد السلفة إلى ما كان عليه .

نظام الرقابة الداخلية الخاص بصندوق المصروفات النثرية:

1-      يفضل أن تستعمل المنشأة نظام السلفة المستديمة.

2-  عهدة أي صندوق من صناديق المصروفات النثرية يجب أن تتركز في شخص واحد خلاف الصراف العام، وليس له علاقة بالسجلات المحاسبية.

3-      يتطلب الأمر وجود مستند عن كل مبلغ يصرف من صندوق المصروفات النثرية ويجب أن:

أ –  تكون هذه المستندات من دفاتر مطبوعة بأرقام مسلسلة.

ب – يتم التوقيع عليها بواسطة الشخص الذي تسلم النقدية.

ج – تتم كتابة المبالغ بالأرقام والحروف.

د – يتم اعتمادها بواسطة شخص مسئول.

هـ - أن يحتوي المستند على وصف كاف لأسباب المصروف.

و – ألا يزيد ما يصرف من صندوق المصروفات النثرية على مبلغ معين.

4-      الشيكات التي تصدر لتجديد السلفة يجب أن تكون باسم الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية.

5-  في حالة السماح للموظفين بالاقتراض من السلفة يجب التصريح بهذه السلف بطريقة رسمية من جهة مسئولة في المشروع.

6-  يجب مراجعة مستندات الصرف بواسطة شخص مسئول قبل التصريح بتجديد السلفة مرة على الأقل كل شهر.

7-      يفضل أن يتم جرد النقدية الموجودة بالصندوق جرداً فعلياً مفاجئاً من آن لآخر.

8-  يجب دائماً استعاضة عهدة المصروفات النثرية في نهاية السنة المالية للمشروع بحيث تنعكس مصروفات الشهر الأخير من السنة المالية في حسابات تلك السنة.

إذا كانت عهدة المصروفات النثرية تمسك في شكل حسابات مستقلة بالبنوك يجب إصدار تعليمات كتابية إلى البنك بعدم قبول إيداع أي شيكات في هذا الحساب صادرة لأمر المشروع . وتقتصر الإيداعات في هذا الحساب على الشيكات التي يصدرها المشروع لتجديد السلفة ، وتكون لأمر البنك نفسه أو لأمر الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية. بحيث تقتصر هذه العهدة على مبلغ معين يخضع للرقابة في أي وقت يتطلب فيه الأمر تجديد السلفة.