الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية

* الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية:

جميع المدفوعات – ما عدا المدفوعات النقدية الصغيرة القيمة – يجب أن تتم بشيكات، ولا يجب سداد أي مدفوعات من النقدية الواردة بل يجب إيداع هذه النقدية بالكامل في البنك يومياً . ومزايا استخدام الشيكات هي :

1-  في البلاد التي يقوم فيها البنك برد الشيكات المدفوعة والمسحوبة عليه إلى المنشأة مع كشف الحساب فإن الشيك المردود وعليه توقيع المستفيد على ظهره يعتبر بمثابة إيصال بالمبلغ المدفوع . كما أن هذه الشيكات تمثل سجلاً دائماً وكاملاً لكل عملية دفع.

2-  سهولة تحقيق الرقابة على المدفوعات عن طريق حصر السلطة التي تصرح بالصرف في يد عدد قليل من الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات.

3-      الاقتصاد في حجم النقدية التي يجب الاحتفاظ بها في الصندوق.

إلا أنه يجب أيضاً اتخاذ الإجراءات الرقابية التالية للحصول على أقصى حماية ممكنة:

1-  يجب استخدام دفاتر شيكات مطبوعة بأرقام مسلسلة . وبالنسبة للشيكات التالفة يجب التأشير عليها بوضوح بكلمة (لاغي) حتى يبطل استعمالها.

2-      يجب أن ينحصر حق مراجعة المستندات واعتمادها للصرف في عدد قليل من الأشخاص المسئولين.

3-  مبالغ الشيكات يجب طباعتها على الشيكات بالحاسب الآلي أو بآلات حماية خاصة ، وهذا الإجراء يؤدي إلى منع أي شخص من محاولة تغيير مبلغ الشيك ورفع قيمته. ومن الممكن كذلك طباعة التوقيع المعتمد على الشيك بواسطة آلة خاصة لتحقيق الحماية المطلوبة .

4-  الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات ، يجب أن يقوموا بمراجعة عامة للمستندات المرافقة للشيك قبل توقيعه. وتخريم المستندات أو التأشير عليها بمايفيد الدفع حتى يمتنع استخدام هذه المستندات مرة أخرى ، ويفضل أن يحتوي الشيك على توقيعين.

5-  الشيكات التي تم توقيعها يجب تصديرها بالبريد تحت إشراف الموظف الذي قام بتوقيعها . ولا يجب أن تعاد هذه الشيكات إلى الشخص الذي قام بإعدادها.

6-      الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات يجب ألا يكون لهم أي اتصال بـ :

أ – بالنقدية أو بصندوق المصروفات النثرية أو بالدفاتر المتعلقة بهذه العمليات.

ب – باعتماد المستندات للصرف.

ج – الترحيل إلى حسابات الأستاذ.

7-  يجب أن تحرر جميع الشيكات باسم شخص معين أو باسم إحدى الشركات ولا يجب تحرير شيكات على بياض أو لحاملها.

8-  يتعين إعداد مذكرة التسوية عن حسابات المنشأة مع البنوك مرة على الأقل كل شهر. بواسطة شخص لا علاقة لـه باعتماد المدفوعات النقدية أو التوقيع على الشيكات أو أي اتصال بالعمليات النقدية من مقبوضات أو مدفوعات أو قيدها في الدفاتر, لمنع محاولة تغطية أي اختلاسات في النقدية عن طريق التلاعب في أرقام مذكرة التسوية.

9-  يجب تتبع الشيكات المعلقة والتي لم تقدم للصرف لمدد طويلة وعرض هذه الشيكات على شخص مسئول للتصرف فيها.