فحص الشيكات المرفوضة والمعلقة

فحص الشيكات المرفوضة والبنود الأخرى التي أعاد البنك قيدها على حساب المنشاة :

إحدى الوسائل التقليدية لتغطية أي عجز في النقدية عن المراجع تتلخص في إدخال شيك مزيف ضمن النقدية الباقية في نهاية السنة المالية . فإن أشرف المراجع بنفسه على إيداع جميع الشيكات التي دخلت ضمن رصيد النقدية التي تم جردها في البنك ، فإن الشيك المزيف لن يتم تحصيله وسيعاد بواسطة البنك وعليه تأشيرة (يرجع للساحب).

أما بالنسبة لشيكات العملاء المرفوضة فهذه يجب قيدها على حساب العميل مباشرة بجعل حساب العميل مديناً وحساب البنك دائناً. وفي كثير من الأحيان قد يتم تحصيل الشيك المرفوض إذا أعيد إيداعه بالبنك ، والخطورة هنا تكمن في اختلاس قيمة هذه الشيكات وإخفاء هذا الاختلاس باعتبار حساب العميل معدوماً ، لذا يجب على المراجع التأكد من التعليمات المنفذة في هذا الشأن.

( ب ) فحص جميع الشيكات المعلقة ولم تقدم للصرف لمدة تزيد على ثلاثين يوماً :

إذا سمحت المنشأة ببقاء شيكات معلقة (لم تقدم للصرف) لمدة طويلة فإن هذا يؤدي إلى ضعف نظام الرقابة الداخلية الخاص بالمدفوعات. فقد تستخدم تغطية أي عجز في النقدية عن طريق حذف هذه الشيكات من مذكرة التسوية.

وفي حالة الشيكات المعلقة التي لم تقدم للصرف لمدة طويلة يجب على المراجع:

1-             الرجوع إلى الأدلة المستندية لهذه الشيكات.

2-             ومناقشة هذه الشيكات مع أحد كبار المسئولين.

3-             والاتصال بالمستفيد لمعرفة سبب عدم تقديم الشيك للدفع فقد يكون السبب راجعاً إلى وجود نزاع بين المنشأة وبين المستفيد.

4-             واجراء التسوية اللازمة في دفاتر المنشأة لإظهار هذا الالتزام الإضافي.

وإذا كانت هذه الشيكات المعلقة قد فقدت من أصحابها فيجب تبليغ البنك بإيقاف دفع هذه الشيكات وإصدار شيك جديد إلى المستفيد.