الأربعاء، 31 ديسمبر 2014

تزيين الميزانية



تزيين الميزانية
 تزيين الميزانية (Window dressing) هو اصطلاح يطلق على بعض الإجراءات التي تتخذ قبل تاريخ الميزانية بفترة قصيرة بهدف تحسين مركز الشركة النقدي أو معدل السيولة الجارية. فمثلاً إذا تركت يومية المقبوضات (مفتوحة) لبضعة أيام بعد انتهاء السنة المالية فإنه يترتب على ذلك زيادة في رقم النقدية الذي يظهر في الميزانية بمقبوضات حصلت فعلاً بعد تاريخ الميزانية. أو مثلاً قيام موظفي الشركة برد المبالغ التي اقترضوها من الشركة قبل تاريخ الميزانية بفترة قصيرة ، وإعادة اقتراض هذه المبالغ مرة أخرى بعد تاريخ الميزانية مباشرة. وكل الحالتين تؤدي إلى جعل القوائم المالية مضللة.
ولكن بعض الإجراءات التي تقوم بها كثير من الشركات لتحسين مركزها المالي بطريقة مشروعة لا يمكن للمراجع الاعتراض عليها. فكثير من الشركات تقوم بجهد كبير في أواخر السنة المالية الهدف منه سرعة إرسال البضاعة إلى العملاء ، والضغط على المدينين لسداد المستحق عليهم وفي أحيان أخرى تقوم الشركة بسداد جزء كبير من المبالغ المستحقة للدائنين

الأرصدة المعوضة



الأرصدة المعوضة
قد تنص عقود القروض الطويلة الأجل مع البنوك على التزام المقترض بالاحتفاظ بحد أدنى من الرصيد (عادة حوالي 20%) في حسابه الجاري بالبنك . وهذا الالتزام معناه أن المقترض في الحقيقة لا يستطيع استخدام سوى 80% من القرض.
وقد يكون الاتفاق بين الشركة المقترضة والبنك بشأن الاحتفاظ بالحد الأدنى من الرصيد المعوض اتفاقاً ودياً غير مكتوب .
أو قد تتوقع بعض البنوك أن يحتفظ العميل في حسابه برصيد معوض يبلغ 15% أو 20% من القرض ، ولكنها لا تطلب من العميل ذلك أو تصر عليه .
أو قد يكون المقترض مقيداً قانوناً بعدم سحب رصيد الحد الأدنى المتفق عليه خلال مدة القرض ، وفي هذه الحالة يجب استبعاد هذه الأرصدة من بند النقدية في الميزانية. أما في غير ذلك من الحالات فيكتفي بالإشارة إليها في شكل ملحوظات على الميزانية.

التأكد من صحة إظهار النقدية بالميزانية




التأكد من صحة إظهار النقدية بالميزانية:
تظهر النقدية عادة في الميزانية كرقم واحد تحت اسم (النقدية في الصندوق والبنوك) . ورقم النقدية الذي تظهره الميزانية يجب أن يكون حراً أو متاحاً للاستخدام العام لأغراض المشروع . ولذلك فإن البنود التالية إذا كانت جوهرية في قيمتها يجب استبعادها من رقم النقدية في الصندوق والبنوك وإظهارها كبند مستقل ضمن الأصول المتداولة أو غير المتداولة :
1-             المبالغ المخصصة لاستبدال الأصول الثابتة أو للتوسع الاستثماري عن طريق شراء آلات جديدة، وكذلك النقدية المودعة في البنك كاستثمار لسداد الالتزامات الطويلة الأجل كالسندات ، وكذلك جميع المبالغ المخصصة لغير أغراض رأس المال العامل.
2-             الودائع لأجل أو شهادات الودائع لأجل إذا كانت قيمتها جوهرية.
3-             الأرصدة بالعملات الأجنبية التي لا تستخدم لأغراض المشروع في الخارج والتي لا يمكن تحويلها إلى العملة المحلية.
4-             التأمينات المودعة لدى الغير من أي نوع كانت .


فحص الشيكات المرفوضة والمعلقة



فحص الشيكات المرفوضة والبنود الأخرى التي أعاد البنك قيدها على حساب المنشاة :
إحدى الوسائل التقليدية لتغطية أي عجز في النقدية عن المراجع تتلخص في إدخال شيك مزيف ضمن النقدية الباقية في نهاية السنة المالية . فإن أشرف المراجع بنفسه على إيداع جميع الشيكات التي دخلت ضمن رصيد النقدية التي تم جردها في البنك ، فإن الشيك المزيف لن يتم تحصيله وسيعاد بواسطة البنك وعليه تأشيرة (يرجع للساحب).
أما بالنسبة لشيكات العملاء المرفوضة فهذه يجب قيدها على حساب العميل مباشرة بجعل حساب العميل مديناً وحساب البنك دائناً. وفي كثير من الأحيان قد يتم تحصيل الشيك المرفوض إذا أعيد إيداعه بالبنك ، والخطورة هنا تكمن في اختلاس قيمة هذه الشيكات وإخفاء هذا الاختلاس باعتبار حساب العميل معدوماً ، لذا يجب على المراجع التأكد من التعليمات المنفذة في هذا الشأن.
( ب ) فحص جميع الشيكات المعلقة ولم تقدم للصرف لمدة تزيد على ثلاثين يوماً :
إذا سمحت المنشأة ببقاء شيكات معلقة (لم تقدم للصرف) لمدة طويلة فإن هذا يؤدي إلى ضعف نظام الرقابة الداخلية الخاص بالمدفوعات. فقد تستخدم تغطية أي عجز في النقدية عن طريق حذف هذه الشيكات من مذكرة التسوية.
وفي حالة الشيكات المعلقة التي لم تقدم للصرف لمدة طويلة يجب على المراجع:
1-             الرجوع إلى الأدلة المستندية لهذه الشيكات.
2-             ومناقشة هذه الشيكات مع أحد كبار المسئولين.
3-             والاتصال بالمستفيد لمعرفة سبب عدم تقديم الشيك للدفع فقد يكون السبب راجعاً إلى وجود نزاع بين المنشأة وبين المستفيد.
4-             واجراء التسوية اللازمة في دفاتر المنشأة لإظهار هذا الالتزام الإضافي.
وإذا كانت هذه الشيكات المعلقة قد فقدت من أصحابها فيجب تبليغ البنك بإيقاف دفع هذه الشيكات وإصدار شيك جديد إلى المستفيد.

نظام الرقابة الداخلية لصندوق المصروفات النثرية



نظام الرقابة الداخلية لصندوق المصروفات النثرية:
نظام السلفة المستديمة هو النظام الذي يتطلب أن تكون قيمة الشيكات المصدرة لاستعاضة السلفة مساوية لقيمة المدفوعات من صندوق المصروفات النثرية .فبمقتضى هذه الطريقة يتسلم الصراف مبلغاً ما تحدده ظروف الاحتياجات العادية للمصروفات النثرية ، وعند تجديد السلفة يسحب شيك بمقدار المبالغ المنصرفة فعلاً من السلفة ، بعد مراجعة جميع مستندات الصرف من السلفة للتأكد من صحتها وسلامتها وإلغائها بواسطة شخص مسئول , وبذلك يعود رصيد السلفة إلى ما كان عليه .
نظام الرقابة الداخلية الخاص بصندوق المصروفات النثرية:
1-      يفضل أن تستعمل المنشأة نظام السلفة المستديمة.
2-  عهدة أي صندوق من صناديق المصروفات النثرية يجب أن تتركز في شخص واحد خلاف الصراف العام، وليس له علاقة بالسجلات المحاسبية.
3-      يتطلب الأمر وجود مستند عن كل مبلغ يصرف من صندوق المصروفات النثرية ويجب أن:
أ –  تكون هذه المستندات من دفاتر مطبوعة بأرقام مسلسلة.
ب – يتم التوقيع عليها بواسطة الشخص الذي تسلم النقدية.
ج – تتم كتابة المبالغ بالأرقام والحروف.
د – يتم اعتمادها بواسطة شخص مسئول.
هـ - أن يحتوي المستند على وصف كاف لأسباب المصروف.
و – ألا يزيد ما يصرف من صندوق المصروفات النثرية على مبلغ معين.
4-      الشيكات التي تصدر لتجديد السلفة يجب أن تكون باسم الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية.
5-  في حالة السماح للموظفين بالاقتراض من السلفة يجب التصريح بهذه السلف بطريقة رسمية من جهة مسئولة في المشروع.
6-  يجب مراجعة مستندات الصرف بواسطة شخص مسئول قبل التصريح بتجديد السلفة مرة على الأقل كل شهر.
7-      يفضل أن يتم جرد النقدية الموجودة بالصندوق جرداً فعلياً مفاجئاً من آن لآخر.
8-  يجب دائماً استعاضة عهدة المصروفات النثرية في نهاية السنة المالية للمشروع بحيث تنعكس مصروفات الشهر الأخير من السنة المالية في حسابات تلك السنة.
إذا كانت عهدة المصروفات النثرية تمسك في شكل حسابات مستقلة بالبنوك يجب إصدار تعليمات كتابية إلى البنك بعدم قبول إيداع أي شيكات في هذا الحساب صادرة لأمر المشروع . وتقتصر الإيداعات في هذا الحساب على الشيكات التي يصدرها المشروع لتجديد السلفة ، وتكون لأمر البنك نفسه أو لأمر الشخص المسئول عن عهدة المصروفات النثرية. بحيث تقتصر هذه العهدة على مبلغ معين يخضع للرقابة في أي وقت يتطلب فيه الأمر تجديد السلفة.