التفاوض المنظم

 التفاوض المنظم Principled Negotiation
عرف روجر فيشر ووليام يوري نظرية "التفاوض المنظم " بأنها العملية التي تساعد المفاوضين على الوصول إلى اتفاق حكيم يحقق المصالح المشروعة لكل طرف من الأطراف المعنية بأقصى حد ممكن . ويحل هذا الاتفاق نقاط الخلاف بطريقة عادلة مع إمكانية استمرارية هذه الحلول والأخذ في الاعتبار مصالح المجتمع الذي تتعامل معه الأطراف المتفاوضة . وتتسم هذه العملية بأنها لا تتطلب الوقت الذي تستغرق التنازلات المتتالية للطريقة الكلاسيكية ، كما أنها لا تفسد العلاقات المستقبلية للأطراف المتفاوضة .

وقد ذكر فيشر و ايري أربعة عناصر أساسية لنجاح عملية "التفاوض المنظم"
1. فصل الأشخاص عن المشكلة : يجب أن يرى المفاوضون بعضهم على أنهم يعملون جنبا إلى جنب ويهاجمون المشكلة وليس بعضهم البعض
2. التركيز على مصالح الأطراف المعنية وليس على موقف واحد لا يتغير . فالتركيز على موقف واحد والاكتفاء بترديده دون مراعاة مصالح الأطراف الأخرى وإمكانية تحقيقها يوصل المفاوضات إلى طرق مسدود أو إلى حلول وسط سرعان ما يعود الخلاف والنزاع بعدها لعدم رضاء الأطراف بما توصلوا إليه في المفاوضات
3. إيجاد احتمالات واختيارات مختلفة قبل محاولة الوصول إلى اتفاق
4. اختيار معيار موضوعي لقياس صلاحية الاتفاق الذي تم التوصل إليه ، ممكن أن يكون هذا المعيار الموضوعي قانون من القوانين أو رأى أهل الخبرة أو غيره .
وتعتبر نظرية التفاوض القائمة على مصالح الأطراف المعنية هي النظرية السائدة الآن لمميزاتها المذكورة . وقد اعتمد عليها معظم علماء الإدارة في كتاباتهم

 وأهم الاعتبارات التي يجب الالتزام بها في عملية التفاوض :
أولا : التعامل العادل بين الأطراف المعنية
ثانيا : التعامل الشريف بين الأطراف المعنية
فإذا حاول أحد الأطراف الغش للوصول إلى اتفاق ما يعد هذا تعامل غير عادل وغير شريف ولا يؤدي إلى الغرض المنشود من التفاوض . والتفاوض المعني هنا هو حل حكيم مستمر و لا يفسد علاقة الأطراف ، حيث أن التعامل غير الشريف عند اكتشافه يفسد العلاقة ويفسد الاتفاق في حد ذاته .
 ما ينبغي القيام به قبل التفاوض:

حتى تكون مفاوضا ناجحا ، يقترح فيشر ويوري أن تقوم بقضاء نصف الوقت الذي تقضيه بالتفاوض في الإعداد للتفاوض.من خلال المراحل الأساسية التالية:

أولا : مرحلة التحليل :
وهي المرحلة التي يجمع فيها المفاوض المقومات ويحاول فهم مصالحه وكذلك مصالح الجهات المفاوضة .
ومن المهم في هذه المرحلة أن يتبع المفاوض هذه الخطوات :
1. الإعداد الجيد : على المفاوض أن يحلل جيدا السبب الذي يطالب من أجله بموضوع ما وليس عله الاكتفاء بتحديد الموضوع ، وعليه كذلك سؤال نفسه عن المصالح المتوقعة للمفاوضين الذين يتفاوض معهم والتي يعتقد أنهم سوف يطرحونها على مائدة التفاوض ويستعد لها . وتساعد كتابة هذه النقاط على الإعداد الجيد .
2. التعلم : وذلك عن طريق الإنصات الجيد لما يقول الآخرون في جلسات التحضير للتفاوض . وقد يحتاج المفاوض الاجتماع بكل طرف على حدة للتعرف على مصالح ومواقف الأطراف المعنية . وعلى المفاوض احترام الأطراف الأخرى وأخذ آرائهم جديا في الاعتبار وتحليلها موضوعيا
3. مراجعة الذات : وعلى المفاوض كذلك أن يعد نفسه لمراجعة افتراضاته عن موقف الطرف الآخر إذا ما ثبت خطأ هذه الافتراضات من خلال مناقشاته مع الأطراف .
4. التعرف على أسلوب الأطراف الأخرى في التفاوض : وذلك عن طريق معرفة خبرات الآخرين الذي سبقوك في التفاوض مع الأطراف ذاتها .
ثانيا : مرحلة التخطيط :
بناءً على التحليل يقوم المفاوض بإعداد خطة التفاوض وتشتمل الخطة على :
1. تحديد المصالح الأساسية للمفاوض والتي يجب التركيز عليها
2. إعداد خطة التعامل مع المفاوضين وأساليبهم المختلفة في التفاوض
3. إعداد اختيارات إضافية يمكن مناقشتها
ومن أهم الخطوات التي يجب مراعاتها في مرحلة التخطيط الآتي :
1. إعداد تصور للمطالب التي تعد غير أساسية والتي يمكن الاستغناء عنها في مقابل مصالح أهم تطرح من الجانب الآخر .
2. إعداد تصور للبدائل الأخرى المتاحة للمفاوض . هل تستطيع الاستمرار في وضع " ما قبل التفاوض "  هل أنت على استعداد لقبول حل لا يفي بكل مطالبك في مقابل استمرار العلاقة على أمل أن تتغير الأوضاع على المدى البعيد وتحصل على ما تريد ؟
ثالثا : مرحلة المناقشات (التفاوض الفعلي ) :
في هذه المرحلة الهامة على المتفاوض مراعاة النقاط التالية :
1. التركيز الشديد في المفاوضات وأخذ الوقت اللازم في استيعاب ما يقال حتى لو تطلب ذلك طلب فترة راحة من جلسة المفاوضات .
2. محاولة تقديم حلول خلاقة وإجابات جديدة حيث أن تكرار الإجابة ذاتها لا يؤدي إلى تقدم المفاوضات
3. المرونة في التحاور وحسن الاستماع للأطراف المختلفة
4. التعبير عن المطالب بصدق والتأكيد عليها بدون تهديد
5. يجب اعتبار المفاوضات فرصة للتعاون لإيجاد حلول تحقق مصالح للجميع وعدم اعتبار المفاوضات حلبة للصراع حيث يفوز الأكثر تعنتا .
6. يجب أن يأخذ كل طرف وقته في التعبير عن مطالبه
7. يجب أن يحتفظ المفاوض دائما في ذاكرته بأنه يعترض على نقاط معينة ولا يعترض على شخص ما ، أي يجب التفرق باستمرار بين الموضوع ومن يقدم الموضوع
8. يجب أن يحاول المفاوض بصفة مستمرة معرفة الحقائق عن طريق السؤال وألا يعتمد على افتراضاته ويبنى عليها . ويمكنه أن يسأل دائما " هل أفهم من كلامك أن .... ؟ " ويكرر ما فهمه حتى يعطى للطرف الآخر فرصة للإيضاح وحتى لا يتم التفاوض بناء على مفاهيم خاطئة .
9. وأخيرا على المفاوض أن يدرك متى يتوقف عن التفاوض في حالتي النجاح والفشل . فحين ينجح المفاوض في إقناع المفاوضين الآخرين بوجهة نظره عليه التوقف وعدم الاسترسال في طرح القضية كذلك عليه معرفة متى يكون عليه ترك القاعة أو التفكير في التفاوض مع مجموعة أخرى أو الاعتماد على نفسه في حل المشكلة .
الدقائق الأولى تحدد جو المفاوضات ونتائجها. لذلك تجنب المواجهات في البداية وإذا لم توافق على مواقف الطرف الآخر فلا داع للجدل ولكن قل: إنني أدرك وجهة نظرك وقد شعر آخرون بمثل شعورك وقد سبق لنا أن شعرنا بنفس شعورك ولكننا وجدنا أن (ثم تعرض وجهة نظرك بهدوء)
ولهذا الأسلوب الودي المتفهم مفعول قوي وقدره عالية على نزع فتيل المواجهة في الجلسة الأولى لأهميتها وهو أيضا يسمح لك بالموافقة والرفض في نفس الوقت.

الموقع المثالي للاجتماع:

الموقع المثالي للاجتماع هو مكتبك خصوصا إذا كانت المقابلة تستدعي أن تكون شخصية.لن تشعر بمزيد من الارتياح فحسب وأنت في مكتبك ، وإنما ستكون قادرا  أيضا على الحصول على موافقة أسرع من رؤسائك (إذا لزم الأمر) ، كما أنك ستتمتع بميزة التفاوض على أرضك ، وميزة التفاوض في مكتب الطرف الآخر هي أنك تستطيع أن تحجب المعلومات الى أن تعود الى مكتبك ، أما إذا لم يبد أي منكما الموافقة على الاجتماع في مكتب الآخر فلكما أن تختارا  مكانا (محايدا) .

يدرك المفاوض المحنك أن مكان طرح السؤال يشكل أهمية كبرى ، فأنت إن كنت تقابل الطرف الآخر في مقر شركته الرئيسي وهو محاط بكل أشكال القوة والنفوذ وكل لوائح العمل الخاصة به ، فهذا يعني أن فرصتك في جمع المعلومات قد انحصرت في أضيق الحدود .

إن الإنسان يشعر دائما وهو في مقر عمله أنه محاط بسلسلة غير مرئية من قيود البروتوكول ، تفرض عليه أن يتحدث في بعض الأمور بينما تمنعه من طرق بعض الأمور الأخرى، فعندما يكون الشخص في مقر عمله يكون دائما حريصا في الإفصاح عن أية معلومات. أما إن اقتدت هذا الشخص نفسه الى خارج مقر عمله فسوف يبدي مرونة كبيرة في الإدلاء بالمعلومات كما أن الأمر لن يتطلب منك الكثير من الجهد. قد لا يحتاج الأمر في كثير من الأحيان إلى أكثر من اقتياد نائب الرئيس الى قاعة الغداء الخاصة بشركته لتناول قدح من القهوة.

قد يكون هذا هو كل ما قد يتطلبه الأمر لتقليص حدة المفاوضات والعمل على جمع كل ما يلزم من معلومات . أما إن قابلت الطرف الآخر على أرضك وأنت نحاط بكل مظاهر قوتك ونفوذك فسوف تضع الطرف الآخر في حالة نفسية تدفعه الى العمل على إرضاءك لأنك سوف تقوم بدعوته على الغداء وهو ما يجعلك في وضع أفضل.

يجب الانتباه الي برنامج الاجتماع ومكان ووقت انعقاده والتسهيلات اللازمة والمطلوبة للاتصال بالخارج وبمركز إدارتك إذا كان الاجتماع خارج بلدك كما يجب ألا تدع الطرف الآخر يكرس أوقات للترقية والمآدب والحفلات أكثر من الأوقات المخصصة للنقاش والحوار فلكل شئ وقته وجدول أعمال المفاوضات والاتفاق عليه هو احد الأسباب المهمة لنجاح التفاوض.

قم بتقييم أسلوبك في التفاوض:

إن نجاحك كمفاوض في النهاية يتوقف على مدى حكمتك في استغلال معرفتك في التفاوض . وتشتمل الآراء الشائعة عن المفاوضين الناجحين على سمات معينة مثل الثقة بالنفس والقوة، إضافة الى عديد من الصفات الأخرى التي ترسم صورة لشخص عدواني وصعب المراس.

تشير الحقيقة البسيطة الى أن التهديد والوعيد والتظاهر بالشجاعة لا تعد هي الأدوات الضرورية التي يحتاج إليها المفاوضون المهرة. أما أسس النجاح في التفاوض فهي:

منطقيا، من الصعب أن تجادل الحقائق ، استخدم الحقائق حتى تقوي مركزك، تجنب استخدام الحجج التي تناقض بعضها، أو المبالغات التي لايمكن تصديقها، حتى وان كان هذا في التفاصيل الثانوية.وذلك لان مصداقيتك سوف تزول تماما.

معقولا: كن معقولا في أسلوبك، فالجدل يشجع الطرف الآخر على الجدل أيضا، والنتيجة النهائية هي أن الاتفاق سيصبح أصعب.

مثابرا: من السهل أن تحيد عن طريقك أثناء المفاوضات بالطبع، وذلك حين يطرح خصمك مسائل بعيدة عن الموضوع. حافظ على مركزك في التفاوض، فالمثابرة تعد لازمة للنجاح حين يحاول خصمك أن يدحض حججك.

صبورا، في معظم الأحيان سيكون الطرف الذي يتعجل الوصول الى اتفاق هو الطرف الذي سيقدم اكبر عدد من التنازلات. لا تفتر همتك بسهولة إذا مالم تكن المفاوضات تسير بالإيقاع الذي تريده، ربما يكون خصمك يحاول أن يرهقك.

إذا كنت منطقيا ومعقولا وثابرا وصبورا على وجه العموم فانك مستعد جيدا للعب دور في التفاوض.

 كثيرون هؤلاء من يئسوا من عدم إتمام صفقات رغم محاولاتهم الكثيرة للتفاوض والإقناع مع عده أشخاص او قد وصلوا الى النهاية ولكن لم يفلحوا في إغلاق الصفقة..وهناك عده أسباب من أهمها هو عدم معرفتهم بفنون الإقناع وأسراره والشخصية التي يجب أن يتصف بها الشخص المتفاوض ودراسة نمط تفكير الطرف الآخر المراد إقناعه للإقناع.فتجدهم يتبعون أسلوب وشخصيه محدده تدربوا عليها ظناً منهم بأنها الأفضل..وهذا هو الخطأ..فعليك أن تتحكم بتصرفاتك وشخصيتك (إذا أردت أن تتفاوض) على غرار الطرف الذي أمامك بعد أن قمت بتصنيفه وذلك لتكسبه لصفك وتقنعه

"الصدق،الثقة بالنفس والمنتج،الإيجاز،التفكير السليم" صفات لا تفارق مفاوض بارع.

قم بوضع أهدافك:

( الهدف:أول الفكر وآخر العمل).(المعرفة قوة)

إذا كنت تعرف ما تريده قبل أن تبدأ فانك لن تُدفع الى قبول شيء اقل.

تستطيع أن تحصل على أي شيء تريده في هذا العالم إذا ساعدت آخرين في الحصول على ما يريدونه. (بصورة غير مباشرة) فالناس يفعلون الأشياء بناء على أسبابهم وقيمهم هم و ليس بناء على أسبابك وقيمك أنت .

تحديد الهدف من خلال تحديد النتائج التي تريد تحقيقها هي خطوة هامة  . فمن الصعب أن تنجح إن لم تكن على دراية تامة بما تريد تحقيقه، ولهذا فمن المناسب أن تبدأ بعنصر الهدف.

وحتى تحدد أهدافك بشكل صحيح عليك أن:

توفر المعلومات اللازمة لتحقيق الهدف: وهي الخارطة الذهنية، والواقع الخارجي، مرشحات المعلومة، اللغة، الخبرات السابقة، المعتـقـدات والـقـيم المعوقة، خـــداع ومحدودية الحواس.
 – الإيمان بالهدف وقيمته وأهميته وأولويته على غيره
 – دراسة العواقب والآثار المترتبة على تحقق هذا الهدف بالنسبة لك وبالنسبة للآخرين، والتأكد من صلاحيتها وإمكانية تحملها.
 – أن تتصور الهدف، وقد تحقق تصوراً واضحاً إيجابياً بجميع حواسك، وأن تتخيل نفسك وأنت تعيش مرحلة تحقق الهدف بكل تفاصيلها وتستمتع بذلك، لأن ذلك يحفز طاقاتك ويوجه تفكيرك نحو الإبداع في كيفية الوصول للهدف.
 – أن يكون الهدف ممكناً، أي أن يكون واقعياً لا خيالياً وهمياً، لأن الكثير من الناس يعيشون حياتهم في سماء الأوهام والخيالات، كما أن آخرين يعيشون أسرى الواقع الحاضر لا يتجاوزونه، وأن تمتلك أو تقدر على امتلاك ما تحتاجه من موارد لتحقيقه.
 – أن يكون الهدف مجدياً، إذ لا يكفي أن يكون ممكناً، بل لابد أن يكون الهدف عند تحققه أعظم نفعاً وفائدة وأهم وأعلى قيمة من الثمن الذي يقدم للوصول إليه، وهذا يستدعي معرفة مقدار الثمن من الوقت والمال والجهد والعلاقات وغير ذلك، وهل أنت مستعد وقادر على دفعه وما هو الوقت المناسب لتقديم أجزاء ذلك الثمن.
 – أن يكون الهدف مشروعاً.
 – أن تعلم أنك المسئول الأول عن تحقيق هدفك، وأن جهود الآخرين في سبيل ذلك لا تتجاوز المساعدة التي لابد من تحديدها ومعرفتها والتأكد من إمكانية حصولها والسعي لتوفيرها.
 – أن تحدد في خطتك موعداً زمنياً للوصول لهدفك، وأن تصوغه بطريقة تمكنك من قياس قربك من تحقق الهدف و نسبة ما أنجز منه في أي مرحلة من مراحل سيرك إلى الهدف.
- أن تتعرف بالتفصيل على العوائق التي تتوقع أن تعترض طريقك، وكيف يمكن تجاوزها سواء كانت مادية أو بشرية فردية أو اجتماعية ( مقاومة التغيير - خسائر الآخرين(.
- استشارة الخبراء، والإكثار من طرح الأسئلة عليهم لتوظيف خبراتهم والاستفادة منها
- تجزئة الهدف الكبير لأهداف أصغر. كلما حققت واحداً منها كلما اقتربت أكثر من إنجاز الهدف الأكبر في صورته النهائية.
- ألا تطلع عـلى هـدفك من لا حاجة لمعرفته به .

اجمع معلومات عن أعضاء وشخصيات الفريق الآخر:

للمعلومات قيمة كبيرة ، أحصل فيها على أكبر قدر ممكن وأعطي بأقل قدر ممكن، أطرح أسئلة يشعر الآخرون بأنهم مضطرون للإجابة عليها، وأجب عن الأسئلة التي توجه إليك بأسئلة أخرى.

كلما زادت معرفتك بالموقف ومعلوماتك عنه كلما زادت فرص نجاحك في التفاوض، وذلك لأن المعلومات تمكنك من التفكير في بدائل وابتكار خيارات ووضع استراتيجيات واستخدام تكتيكات فعالة مما يزيد من فرص نجاحك في عملية التفاوض, ولكن ما هي المعرفة التي تحتاجها للنجاح في عملية التفاوض؟

1ـ معرفة نفسك أهدافك، نقاط ضعفك وقوتك، حدودك الزمنية، الهوامش المقبولة للأخذ والعطاء، النقطة التي تستطيع بعدها الاستمرار في التفاوض.

2ـ معرفة الجانب الآخر كالمعلومات الشخصية عنه، المعلومات المتصلة بالعمل، تحليله بنفس الطريق التي حللت بها نفسك [أهدافه، نقاط قوته وضعفه، الهوامش المقبولة لديه للأخذ والعطاء، حدوده الزمنية، النقطة التي لا يستطيع بعدها الاستمرار في التفاوض].

 مثال لتوضيح الكيفية التي تؤثر بها المعلومات تأثيرًا مباشرًا على التفاوض:

 تفاوضت على شراء سيارة، فإذا بك تحصل بسهولة على سعر يقل 2000 جنيه عن السعر الذي كنت تعتقد أن عليك أن تدفعه، وبعد عدة أيام قرأت مقالاً في الصحف وفيه أن شركة صناعة السيارات تخطط لطرح نموذج جديد ذي تصميم معدل بالكامل خلال ثلاثة شهور، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى انخفاض قدرة 4000 جنيه في سعر النموذج السبق له، فتأمل كيف أن جهلك بهذه المعلومة قد أضعف موقفك التفاوضي وجعلك تخسر 2000 جنيه على الأقل.

 من الخطأ افتراض أن الطرف المقابل في المفاوضات يرغب في تحقيق نفس الأشياء التي تهدف إليها أنت. وإنما بالتأكيد فان ما يهدف له قد يكون مختلف . ودورك أنت أولا أن تعرف ما يهدف إليه الطرف المقابل فان ذلك من أهم الأمور التي يجب أن تعرفها وكلما أدركت ذلك بشكل جيد أو اجتهدت في معرفة مأربه يكون هناك إمكانية بالنسبة لك لتحقيق أهدافك.وتستطيع تحقيقها بدون أن تقدم تنازلات اكبر مما تريد تحقيقه من أهداف.
لماذا تقدم الدول على التجسس على بعضها البعض؟ لماذا يعمد محترفو كرة القدم الى دراسة خطط الخصم وطريقة لعبه؟

لأن المعلومات شكل من أشكال القوة.

 أي أنه كلما حصل طرف على كم أكبر من المعلومات عن الطرف الآخر زادت فرصته في اقتناص النصر.

" عندما سأل المذيع وزير خارجية أمريكا هنري كيسنجر: هل هناك احتمال أن يكون المفاوض الأمريكي على دراية فيما سوف يتقدم به الطرف الآخر قبل بدأ المحادثات؟ أجابه كيسنجر: بالطبع ليس هناك شك في ذلك، سوف يكون الأمر كارثة إذا أقدمنا على التفاوض بدون أن يتوفر لدينا علم مسبق بالعرض الذي سوف يتقدم به الطرف الآخر.

لقد كشفت الولايات المتحدة عام 1997 النقاب عن ميزانية الاستخبارات المخصصة لجمع المعلومات  فكانت (26.6) مليار دولار سنويا . وبالتالي من الطبيعي أن ننفق نحن قليلا من الوقت لجمع المعلومات عن الطرف الآخر قبل التفاوض.

عندما سئل السفير الأمريكي : بيل ريتشاردسون عن كيفية استعداده للمفاوضات ، أشار الى ضرورة جمع المعلومات قبل التفاوض قائلا: يجب أن أتحدث مع كل من له علاقة بهذا الشخص طرف التفاوض.

إن السؤال عن مزيد من المعلومات حيال إبرام الصفقات مع الآخرين لن يمكنك فقط من أن تكون مفاوضا أفضل ،بل سوف يكون احد ابرز العوامل التي سوف تساعدك على الحصول على كل ما تريده.

تذكر أن الإتفاق النهائي فقط هو الذي يؤخذ بعين الاعتبار أن كل ما تفعله قبل ذلك هو مجرد خطوات للوصول إليه .

قم بإعداد قائمة افتراضات:

 إن أي شيء يفقدك التوازن عند التفاوض يعد ميزة في مصلحة الطرف الآخر الذي تتفاوض معه.ونتيجة لذلك،فقد تتعرض لكل شيء من التضرع الى التوسل الى تقطيب الحاجبين، من التحفز والتنمر الى ممارسة ألعاب القوة من الأبواب الخلفية. كل هذا إنما يحدث لغرض واحد:تحقيق اتفاق أفضل لخصمك، وعندما تضيف السمات الفردية للأشخاص الذين تتفاوض معهم الى قائمة التكتيكات التي قد توظف ضدك ستكون النتيجة النهائية مزيجا مركبا من الإستراتيجيات والشخصيات التي تهدم جميعا للوقوف في وجه جهودك التي تبذلها للتوصل الى أفضل اتفاق ممكن.

ولهذا فإن الصمود في أي جلسة تفاوض لا يتطلب الإلمام بأساسيات التفاوض والإعداد الدقيق للمركز فحسب، وإنما يستوجب أيضا تجنب الميل لتقمص شخصيات الأفراد الذين تتفاوض معهم و/أو التكتيكات التي يستخدمونها، فالحقيقة هي أن المفاوض الماهر يريدك أن تصدق على وجه الدقة والتحديد كل ما يحاول أن يبديه لك. فإذا تحفز الخصم لك وبدا متنمرا فان هذا يهدف الى أن تتراجع عن مطالبك و/أو تقدم تنازلات غير مدروسة. وعندما يلجأ الأفراد الى التوسل والدعاء وادعاء الفقر فكثيرا ما يهدف هذا الى جعلك تصدق هذه الادعاءات وتقلل السعر عما تريده.

( هذا الأسلوب منتشر بشكل كبير في بانكوك لدى الباعة الجوالين الذين يبيعون للسياح)

إذا: لا تفقد أعصابك أو تصدر افتراضات عن دوافع الطرف الآخر عندما تدخل في أي مفاوضات. ركز بدلا من ذلك على مركزك في التفاوض ، دون أي قلق مما يحاول الطرف الآخر القيام به. وعندما تبدأ في إصدار الافتراضات أو في توصيف الخطوات التي يتخذها الطرف الآخر اعلم أنك عرضة للتحول من الدفاع عن موقفك الى مقاومة تكتيكات الطرف الآخر.

باختصار: ستتحول الى الجانب الدفاعي ، الآمر الذي يريده الطرف الآخر على وجه الدقة.

قم بجمع الحقائق وإجراء البحوث:

انك لن تستطيع أبدا أن تعرف الكثير عن أي طرف ستتفاوض معه . ولذا فبحسب الظروف  هناك عدة فئات من المعلومات المفيدة  والتي من بينها:

بعض المعلومات الإدارية عن الشركة التي تتعامل معها.

بعض المعلومات العامة عن اتجاهات العمل في المجال الذي تعمل به شركة الخصم.

بيانات محلية عن ظروف العمل في النطاق الجغرافي الذي تقع فيه شركة الخصم.

بعض المعلومات المالية عن الطرف الآخر.

التعرف على الاتفاقات السابقة للخصم مع الآخرين.

بعض الآراء حول السمات الشخصية للأفراد الذين ستتفاوض معهم.

 إن ما تريد معرفته يتوقف في الأساس على نوعية المفاوضات التي ستدخلها. ولكن المهم هو أنه كلما زاد ما لديك من المعلومات أصبحت أفضل استعدادا للتعامل مع أي مشكلة تظهر أثناء المفاوضات. إن المعلومات المفيدة قد تتراوح مابين الأمور البسيطة الى البيانات المالية المهمة التي توضح أن خصمك قاب قوسين أو أدنى من الإفلاس.

لا شك إن إجراء الأبحاث على الخصم يستهلك كثيرا من الوقت، لذا يجب أن تبذل الجهد في إجراء هذه الأبحاث بما يتناسب مع أهمية المفاوضات.

ركز على مصالح الطرف الآخر بدلا من التركيز على موقفه المعلن:

غالبا ما يكون من صالحك البحث عن حل يفوز به جميع الأطراف ، أي القيام بعملية تفاوض تعرف من خلالها أن الطرفين سوف يشعرون بالرضا إزاء ما تحقق من نتائج(فائز_فائز) .فإذا لم يشعر الطرف الآخر بالرضا فإن ذلك سوف يكون له عواقب سلبية عليك. فمعاييرك الأخلاقية يمكن أن تسبب لك بعض المشكلات أثناء التفاوض ما لم تكن حذرا. فعلى سبيل المثال قد تجد نفسك وقعت فريسة للغضب من الأفراد الذين يستخدمون أساليب التفاوض التي ترى أنها غير مشروعة، بالرغم مما تشعر به تجاه ذلك ، فمن المهم أن تفصل بين المسائل المتعلقة بالتفاوض وشخصية من تتفاوض معه والحيل التي قد يلجأ إليها ، ركز بدلا من ذلك على بلوغ الأهداف التي وضعتها في خطط المفاوضات.

إن كل مهارات التفاوض الموجودة في العالم لن تفيدك إذا تركت عواطفك تسيطر على أفعالك.

استخدام معايير موضوعية:

 حتى تقنع الطرف الآخر بأن الشيء الذي تطلبه عادلا ومنطقيا، حاول استخدام مقاييس ومعايير موضوعية كلما أمكن ذلك. والمعايير الموضوعية تشمل: القيمة السوقية،تكلفة الإحلال والتجديد، القيمة الدفترية المنخفضة،الأسعار التنافسية،سوابق لحالات مماثلة،الحكم العملي،المعايير الإحترافية،المقاييس والمعايير الأخلاقية،المقاييس والمعايير الحكومية.

إن استخدام المعايير الموضوعية  يقلل من مقدار الوقت المستغرق في إتمام التفاوض وإنهائه، لان هذه المعايير سيتم قبولها- على الأرجح- من قبل الطرف الآخر لأنها عادلة.

قم بتوليد البدائل التي  تلبي مصالح كلا الطرفين:

عند التخطيط للبدء في المفاوضات لأي غرض ، سيكون من مصلحتك أن تحدد الخيارات المتاحة لك في حالة فشل المباحثات في نهاية الأمر. فإذا تقدمت للتفاوض بدون هذه الخطوة فانك على الأرجح ستتقبل اتفاق اقل من مرضٍ ، فقد لأنك سوف تشعر انه هذا هو الحل الوحيد القابل للتطبيق معك.

عند التفكير في البدائل انظر الى الاحتمالات من منظورين مختلفين: الأول يتمثل في مسارات الأفعال المتاحة لك إذا فشلت في التوصل الى اتفاق مع الطرف الآخر على بنود تعد مقبولة بالنسبة لك. والثانية، هي أن تبحث عن البدائل التي تختلف عن الأهداف الحالية، والتي يمكن أن تقترحها على الطرف الآخر عند اضطراب المفاوضات ، والحقيقة أن بعض هذه البدائل لا تظهر إلا بعد أن تكون قد قطعت شوطا في التفاوض. ولكن يبقى من المهم والمفيد أن تفكر في الاحتمالات والإمكانيات في وقت مبكر. ولابد أن يتم التفكير في هذه الشروط البديلة التي قد توصل لاتفاق عندما تحدد هدفك من التفاوض.

إياك أن تترك الطرف الآخر يعلم أن خياراتك محدودة.

حاول تقييم بدائل الطرف الآخر في حال فشلت المفاوضات ،فكلما قلت خيارات الطرف الآخر ازدادت فرصتك في نجاح التفاوض.

حدد أفضل بديل:

كي تتفاوض على نحو أفضل ينبغي أن تحدد أفضل بديل للخيار الأول الذي أخفقت في التفاوض بشأنه. أي أنك إذا أخفقت في الوصول الى اتفاق بينك وبين الطرف الآخر، ينبغي أن تحدد أفضل خيار يلي الخيار الأول. معرفتك لهذا البديل تساعدك على أن تحدد عند أي نقطة يكون العرض الذي يعرضه عليك الطرف الآخر غير مجد بالنسبة لك.

وبمجرد أن تحدد البديل ، ينبغي أن تفكر في البديل الثاني للطرف الآخر ، واضعا في الحسبان أن الطرف الذي يكون لديه بديل ثان أفضل، غالبا ما يكون الأقوى في عملية التفاوض.