كيفية ادارة الوقت بفاعلية
كيفية ادارة الوقت وتنظيمه
خطوات ادارة الوقت 
فن ادارة الوقت
اهمية ادارة الوقت
فوائد ادارة الوقت
المرونة في ادارة الوقت
مقدمة في ادارة الوقت
مقالة عن ادارة الوقت


السؤال 
لو طلب منك اعادة عرض فصل او اكثر من احد الكتب العلمية التي تعني بادارة الوقت وقد حدد لك المواضيع التالية لأعادة عرضها:
تحسين وقت جدول العمل
توفير الوقت في الوظائف الرئيسية
تحقيق السيطرة عن الوقت
ادارة وقت معالجة المعلومات
ادارة وقت حل المشاكل
تحسين وقت جدول العمل
مااهمية اعداد جدول زمني؟
وماذا لو لم نعد جدول زمني للمشروع؟ لايعلم احدا متى ينتهي المشروع ولا يمكننا توقع الخطوات التي تؤثر على انتهاء المشروع بسرعة ولا يمكننا تمييز الخطوات التي يمكننا القيام بها في آن واحد ولا يمكننا تنظيم مواردنا ولا يمكن للعاملين في المشروع من معرفة متى ياتي دورهم في المشروع ولايمكن للمشاريع الاخرى تنسيق اعمالها مع هدا المشروع.
الجدول الزمني يجعلنا نخطط للمشروع بشكل جيد اذ انه يوضح لنا الموارد المطلوبة وكيفية استغلالها ويساعدنا على تقليل زمن التنفيذ عن طريق تنفيذ بعض الخطوات بشكل متواز او عن طريق بدء بعض الخطوات في مرحلة مبكرة . كذلك فان الجدول الزمني هو وسيلة للتنسيق مع كافة الاطراف المشاركة والمتاثرة بالمشروع او خطواته.
افترض اننا سنقوم بعملية تركيب ماكنة جديدة , وافترض اننا لم نعد جدول زمني , كيف ستسير الامور؟ لن نستطيع ان نقول اننا نعمل بمعدل جيد لانه لاتوجد اي خطة مسبقة , عندما نحتاج لمسؤلي التركيبات الميكانيكية سنفاجئهم بالطلب وقد يكونون غير مستعدين وكذلك الحال عندما نحتاج مسؤلي التركيبات الكهربية ومسؤولي التشغيل وهكذا. قد يكون من الممكن ان نقوم ببعض الاعمال الكهربية والميكانيكية بشكل متوازي لضغط الوقت ولكننا لن ننتبه لذلك, قد نفاجا في وقت متاخر ان عملية ما لم يتم اجراؤها سوف تتسبب في تعطيل كل شيئ مع انه كان يمكن تنفيذها في اي وقت سابق , كذلك فان تنسيق استخدام الموارد مثل ادوات النقل او الحمل او اجهزة الحاسوب بين الاعمال المختلفة سيكون مشكلة كبيرة.
ان كان ولا بد من اعداد جدول زمني فلماذا خريطة جانت؟ الا يكفي ان نكتب كل شيئ في جدول؟ ان خريطة الجدول الزمني سهلة الفهم وقرائتها ايسر بكثير من قراءة جدول به بعض المواعيد والازمنة , ولذلك فهي شائعة الاستخدام منذ زمن بعيد , لاحظ ان اعداد خريطة الجدول الزمني لايتطلب وقتا كبيرا في رسمها لان برامج الحاسوب تجعل هذا يسيرا بل ولو رسمت باليد فانها لاتاخذ وقتا طويلا , من المهم ان يتم اعداد الجدول الزمني بناء على افضل التوقعات للاوقات التي تستغرقها كل خطوة وكذلك التسلسل اللازم للخطوات. هذا يعني ان يتم استشارة كل الاطراف المشاركة في المشروع . احيانا يحاول المديرون فرض جدول زمني اقصر مما هو متوقع لتحفيز العاملين للوصول الى نتائج افضل, هذا قد يكون مفيدا ان كان هذا التخفيض في مدة التنفيذ عن وعي بظروف العمل. لاحظ ان الجدول الزمني القصير جدا يجعل العاملين يفقدون الامل في تحقيقه ولذلك فقد يعملون ببطء شديد لانهم على اي حال ملامون واما ان يحاولوا تحقيق الجدول الزمني على حساب جودة العمل . لذلك فانه ينبغي ان يكون تقدير الزمن المتوقع على اساس الخبرة السابقة وراي المختصين.
ماذا بعد اعداد الجدول الزمني ؟
احيانا يتم اعداد جدول زمني لكي يكون هناك جدول زمني اي ان الموضوع يتم كاستكمال اوراق رسمية وليس عن قناعة وفهم لقيمة وجود جدول زمني , لابد ان يتم اعداد الجدول الزمني بعناية وباتفاق الاطراف المشاركة في العمل , ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ الجدول الزمني وتحاول جميع الاطراف الالتزام به ويقوم المديرون بالمتابعة وتحديد اسباب الجدول الزمني الموضوع وذلك بشكل دوري اثناء عملية التنفيذ. بعد الانتهاء من العمل يتم تقييم عملية التنفيذ بالكامل والمشاكل التي ادت لتاخر التنفيذ ان كان هناك تاخير ويتم حفظ هذه المعلومات للاستفادة منها في المرات القادمة, كذلك فانه من خلال متابعة التنفيذ فاننا قد نجد ان تنفيذ خطوتين في وقت واحد قد تسبب في تعطيل العمل او العكس. كذلك قد نلاحظ ان بعض الخطوات يمكن الاستغناء عنها وذلك باجرائها مسبقا مثل ان يتم تجميع بعض الاجزاء ويتم استبدال المجموعة بدلا من استبدال كل جزء على حدة او ان يتم شراء ادوات تساعدنا على اداء العمل بسرعة وكيف لي ان اعرف الزمن الذي سيستغرقه عمل اقوم به لاول مرة؟ 
الجدول الزمني عبارة عن تقدير للزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات العمل . فهي عملية تقديرية تهدف لتنظيم ومتابعة العمل ولكنها تحتمل الخطا. انت عندما تستيقض في الصباح وتقرر ارتداء ملابس ثقيلة او خفيفة فانك تقدر حالة الطقس في ذلك اليوم , هل تستطيع معرفة حالة الطقس تحديدا؟ بالطبع لا ولكنك تستخدم احسن تقدير بناء على حالة الطقس قبل خروجك وربما بناءا على النشرة الجوية التي تحتمل الخطا ايضا. فكذلك الجدول الزمني نحاول الوصول فيه لاحسن تقدير , حتى وان كان العمل يتم لاول مرة فلاشك انه يمكننا بناء على تشابه العمل مع اعمال اخرى وبناء على فهمنا للعمل ان نعطي تقديرا جيدا في معظم الاوقات. 
في المشاريع الصغيرة التي تقوم بها جهة واحدة كاصلاح عطل كهربي او تعيين موظفين جدد فقد يكون بامكان شخص واحد تقدير الاوقات اللازمة لكل خطوة. اما في المشاريع التي يشترك فيها اكثر من جهة او تخصص فينبغي استشارة الجهات المختصة في تقدير الاوقات اللازمةلكل خطوة من الخطوات التي يقومون بها خاصة اذا كانت هذه الخطوات ليس لها جداول زمنية في مشاريع سابقة. لاحظ اننا نهدف بالجدول الزمني الى تنسيق العمل ولا نهدف الى فرض جدول زمني لاعلاقة له بالواقع مما يتسبب في تعطيل العمل واصابة جو العمل بالتوتر. علينا ان نفترض اوقاتا طويلة لكل خطوة لكي نظهر في النهاية وكاننا قمنا بانجاز العمل في وقت قياسي هذه احد آفات اعداد الجدول الزمني وهو ان يزعم المسؤل عن العمل او عن خطوة فيه انه يحتاج ضعف او اضعاف الوقت ال>ي يعتقد هو انه يحتاجه فعلا بمعنى ان يزعم انه يحتاج عشر ساعات بينما هو يعلم انه يحتاج من ساعتين الى اربع ساعات . الهدف من ذلك ان يضمن انه في جميع الاحوال سوف يقوم بالعمل في وقت اقل من المخطط وبذلك يكون مشكورا في كل الاحيان . هذا اخلال بالامانة , فانت عندما تسال عن الوقت الذي تحتاجه فانك لابد وان تكون صادقا, لاحظ ان الكذب في خريطة جانت او الجدول الزمني هو كاي كذب , اما ان تكون صادقا او ان تكون كاذبا.
المتابعة الجيدة للجدول الزمني قد تبين الحالات التي يبالغ فيها المسؤل عن العمل , كذلك فاننا عندما نحتفظ بالجداول الزمنية المخططة والفعلية بحيث يتم الرجوع اليها عند القيام باعمال مماثلة فاننا نستطيع ان نعتبر ان زمن التنفيذ الفعلي في المرة السابقة هو المخطط في المرة القادمة , بذلك نتغلب بشكل ما على المبالغة في تقدير الزمن.
من الدوافع للكذب في اعداد الجداول الزمنية ان يلام المسؤول عن العمل عن اي تاخير بدون تقدير لظروف العمل التي ادت الى التاخير , يجب على المديرين ادراك ان هذا لايدفعه الى اتقان عمله في المرة القادمة ولكنه يدفعه لتجنب اللوم باي طريقة.
الجداول الزمنية تحتاج الى وقتا لاعدادها . اليس من الافضل توفير هذا الوقت وهذا المجهود؟
نعم الجداول الزمنية تستهلك وقتا ومجهودا ولكن الفائدة منها اكبر بكثير من المجهود المبذول في اعدادها. لاحظ قيمة الوقت الذي يضيع اثناء تنفيذ العمل نتيجة سوء التخطيط او سوء التنسيق. غالبا مايكون اي تاخير في التنفيذ له قيمة مادية عالية مثل توقف الانتاج او تاخر ظهور المنتج الجديد للسوق او وجود غرامات تاخير وغير ذلك.
متى لا يكون من المفيد اعداد جدول زمني؟
عندما يكون الامر بسيطا وغير متعلق بافراد كثيرة وليس امرا ذي بال مثل ان تقوم بكتابة خطاب, ولكن قد يكون الامر متعلق بشخص واحد ولايهتم به غيره ومع ذلك يكون من المفيد ان يقوم باعداد جدول زمني . لماذا؟ لان هذا يساعده على متابعة نفسه في التنفيذ ومعرفة الموارد المطلوبة للتنفيذ. مثال ذلك ان تقرر ان تقوم بتنفيذ عمل ما على مدار عدة سنوات او عدة اشهر كان تقوم بتطوير مهاراتك في شيئ ما او تقوم بالاعداد للزواج او تقوم بالتجهيز لمشروعك الخاص او تقوم بمشروع دراسي . الجدول الزمني في هذه الحالة يشجعك على تنفيذ خطتك والوصول الى هدفك ويساعدك في الاعداد لكل سيئ.
اليس من الافضل ان اخفي الجدول الزمني عن المرؤوسين لكي يظلوا متحفزين؟
بعض المديرين يتصور ان عليه ان يخبر المرؤوسين دائما بانهم متاخرين في التنفيذ لكي يكونوا دائما متحفزين. هذا اسلوب غير سليم , بالطبع هذا لايخلو من الكذب عليهم وهذا امر مرفوض في جميع الاحوال . كما وانه لاسشعر العاملين بالمشاركة الحقيقية ةيجعلهم يفقدون الثقو في المدير. وبالطبع ينكشف الامر لهم ويجعلهم ذلك لايستجيبون لطلب المدير لهم بالاجتهاد لتنفيذ العمل في وقت اقل.
لاتخاطر بامان العاملين لكي تلتزم بالجدول الزمني!!
كثيرا مايقوم العاملون والمديرون بالتنازل عن احتياطات الامان لكي يتم انهاء العمل في اقل مدة زمنية, هذا امر خاطئ تماما لان اي خسائر مادية لتاخر العمل لان تساوي فقد اصبع او يد او ساق احد العاملين , عليك ان تصر على الالتزام بمبادئ الامان الصناعي وان تاخذها في الحسبان عند اعداد الجدول الزمني , حتى وان تسببت هذه الاحتياطات في تاخير التنفيذ فلابد من الالتزام بها, هذا لايعني افتعال مشكلات غير حقيقية ولكن المطلوب هو الالتزام بالمبادئ المعروفة للامان الصناعي والصحة المهنية . بالاضافة لذلك فان عدم الالتزام بمبادئ الامان قد يؤدي الى اصابات وحوادث ينتج عنها تاخر العمل كثيرا . وكذلك قد تحدث بعض الحوادث التي ينتج عنها تلف للالات او المواد مما يؤدي الى تاخر التنفيذ. 

توفير الوقت في الوظائف الرئيسية
الوقت شيء ثمين لتحقيق الأرباح ولتنمية الأنتاج المثالي في المؤسسة...قد يكون الوقت... الزمن المثالي لأنتاج سلعة او خدمة ما... او زمن العاملين في العملية الأنتاجية لضمان عطائهم النوعي والكمي وكلا الزمنين مهمان لتحقيق الربحية العالية.
الوقت في العملية الأنتاجية هو الزمن اللازم لأنتاج سلعة او خدمة ما... والوقت الذي يزيد على ذلك يعتبر هدرا في العملية الأنتاجية ومن ثم تقليل الأرباح او زيادة متراكمة في الخسارة...وعليه فالوقت كالزمن متلازم في الأنتاج لتحقيق المثالية في مواعيد التسليم... وايصال السلعة او الخدمة الى المستهلكين في الوقت المناسب.
الأنتاج السلعة او الخدمة      التوزيع المستهلك.
نحن ننتج طبقا لخطة انتاج تتماشى مع مواعيد التسليم المعطاة للزبون او المستهلك حيث ان هذا المنتج يشبع رغبات الستهلك في زمن معين...مثلا في الصباح... ضرورة توفير الحاجات الصباحية مثل الحليب والخبز في الدرجة الأولى...او توفير خدمات المواصلات لأماكن معينة ذات حاجات خدمية...وعليه يتطلب من المؤسسة المعنية الأهتمام الكبير بالوقت...وربط الوقت بالأنتاج والأستهلاك.
اصبح علم الأستخدام لعلوم المعلوماتية هدف كبير في تقليل الوقت في العملية الأنتاجية...
1- الكتابية...والمراسلات
هناك برامج عديدة تسهم في تفعيل وتقليل الوقت المكتبي دون الأذعان للفكر والذكاء فكل عليه كتابة المراسلات التي لا تتطلب الخول الى تلك البرامج وتشغيلها وارسالها خلال دقائق بعد ملئها بالمعلومات الوطلوبة.
2- السيطرة النوعية للجودة
في الوقت الحاضر استخدام الاجهزة المعلوماتية مثل الكمبيوتر ساهمت بشكل فعال في السيطرة على زمن الأنتاج بل وتحديد الجودة, وهذا مهم جدا اذ ان هذه السيطرة تحاول متابعة آخر الأبتكارات السلعية وكذلك الوصول الى سلوك المستهلكين اسبوعيا وشهريا.
3- السيطرة على ابداعات العاملين
تحاول السيطرة النوعية كذلك مراقبة العاملين آليا للوقوف على سير العملية الأنتاجية دون دخول المدير المسؤول الى حياة العاملين...
4- الدعاية المرئية
تحاول المؤسسات الانتاجية توأمة الأنتاج مع الفصول...فعندما يتطلب وضع الدعاية للمنتج في زمن مناسب حفاظا على سهولة الوصول الى قلب المستهلك.   







تحقيق السيطرة عن الوقت
كثيراً ما طرقت أسماعنا مقولات تتحدث عن أهمية الوقت فالوقت هو الحياة – والوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ، يا ابن آدم إنما أنت سويعات فإذا ذهبت ذهب جزء منك – الوقت هو أثمن ما في الوجود.

ونحن جميعاً في واقعنا ندرك أهمية الوقت في حياتنا ولكن مشكلتنا هي كيف يمكنا أن ننظم وقتنا ؟ وكيف لنا أن نستفيد منه ؟ وكيف نطوعه لنحقق أهدافنا ,هذا ما تطرق له ماريون هاينز ضمن سلسلة التطوير الإداري في كتابة ( إدارة الوقت ) ونحن هنا نقتطف منه أجمل ما فيه وما يمكنه أن يخدمنا في مجالنا التربوي . 

مــبادئ إدارة الوقـــت
الوقت ثروة فريدة لا مثيل لها  فالجميع لديهم منه المقدار نفسه في كل يوم ولا يمكن تكديسه أو ادخاره أو فتحه أو غلقه  بل لا بد من إنفاقه بسرعة 60 ثانية في الدقيقة .

وإدارة الوقت مثلها مثل العمليات الإدارية الأخرى تحتاج إلى التحليل والتخطيط ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ، يجب أن تعرف المشاكل التي تقابلك عند محاولة الاستفادة من الوقت بطريقة سليمة وأسبابها ، لا أن تعرف كيف تستغل الوقت وبناءً على ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك ، وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت .

وإدارة الوقت عملية شخصية يجب أن تناسب الظروف الخاصة بكل فرد وتتطلب تغيير العادات القديمة قوة الإدارة والحزم ، فإذا اخترت تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال ستجني فوائد الإدارة الجيدة للوقت .

مــا الذي يتـحـكــم في وقـتــك ؟
لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة فإن أفضل بداية ، أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك فلا أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة ، فدائماً ما يكون هنالك شخص ما أو أمر ما يتدخل مقدماً مطالبته ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد تكون أحياناً أكبر مما يظن .
ثــلاثــة اخـتـبـارات لوقــــــت 
أول خطوة للسيطرة على وقتك بطريقة سليمة هي أن تقوم بتحليل كيفية استغلاله الآن ولا بد أن تكون لديك معلومات محددة وموثوق بها قبل تحديد فرص نجاح خطتك .

إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في الأسبوع ويمكنك أن تقضيها في الأنشطة التي تختارها .
1- اختبار الضرورة : أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة فمن المعتاد أن تؤدي أعمالاً لم تعد ذات فائدة ( فمثلاً التقارير الشهرية التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها )
2- اختبار الملاءمة : بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة الثانية وهي اختيار الشخص المناسب لأدائها فلاشك أن هناك مهام يستطيع الآخرون إنجازها ففي بعض الأحيان قد تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن تفوض شخصاً آخر ليؤديها 
3- اختبار الكفاءة : العملية التحليلية الثالثة تتمثل في البحث في كيفية أداء المهام فبعد أن تتأكد من أن المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن الأسلوب الأمثل لإنجاز تلك المهام ، وذلك باستخدام التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد لإدارة الأنشطة المتماثلة 

فــوائــد الاستغـــلال الأمثــل للوقــــت
عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة وتستفيد منه استفادة مثلى، تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
التخطيط الوظيفي : ضع تصوراً للمستقبل الذي ترغب الوصول إليه في عملك وخطة لتحقيق ذلك التصور وأتبع أسلوب توقع الظروف المستقبلية والاستعداد لمواجهتها ولكن سيطر على زمام أمورك 

القراءة : من الضروري في عالم اليوم المتغير والمعقد أن تكون مطلعاً وملماً بما يجري من حولك وعندما يكون يديك متسع من الوقت ، فإن ذلك يسمح لك بقراءة الموضوعات المتعلقة بوظيفتك أو الموضوعات المعرفية الأخرى 

التواصل : يتيح لك فائض الوقت إقامة علاقات إنسانية مع الآخرين وتطويرها 

الراحة : لا بد من تخصيص وقت للراحة ، لأن الإرهاق والعمل المتواصل قد يؤديان إلى تسوء صحتك 

التفكير : يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديدة لتحقيق أهدافك وتطلعاتك وتطويرها .



Post a Comment

أحدث أقدم