تأثير دمج الوقت المنزلي مع وقت العمل

 تأثير دمج الوقت المنزلي مع وقت العمل

ان مهارات تنظيم الاوقات الشخصية هي مهارات ضرورية جدا للأشخاص الفعالين. لذلك فان الأشخاص الذين يستعملون هذه المهارات بشكل دوري هم من يصلون الى تحقيق اعلى الدرجات في كافة صعد الحياة, من العمل الى الرياضة الى الخدمات العامة. وبستخدامك لهذه المهارات ستكون قادرا على ادارة وقتك حتى تحت الضغط الحاد. من اهم هذه المهارات  هي ان تستطيع ان تميز بين وقت العمل والوقت المنزلي.

اذا استطاع المرء ان يتقن بعض مهارات تنظيم الوقت لاستطاع ان يفرق بين الوقت المنزلي ووقت العمل, ذلك لأن لأسرته عليه حق. فكما ان لعملك عليك حق وقد وفرت جزءا من نهارك للعمل, فان اسرتك وهي التي نرمز اليها بالوقت المنزلي, بحاجة الى بعض من وقتك اليومي, كما انك انت بحاجة الى بعض الوقت الخاص لنفسك. فعدم الدمج بين هذه الأمور لا يأتي الا وفقا لبعض الأرشادات:

أ- انظر الى الشهر او السنة مسبقا كي تطور مضمونا لأنشطتك اليومية, وقد لا يتطلب ذلك اكثر من تدوين بعض الملاحظات في اجندتك. هذه الملاحظات يجب ان تكون كافية لكي تعرف ما هي التزاماتك ومواعيدك وكذلك عليك معرفة قيود الوقت التي قد تفرض على خططك اليومية والأسبوعية.

ب- ركز انتباهك على انشطتك اليومية, فاذا استطعت ان تؤديها, حتى برنامج وقتك اليومي, فان احتمال نجاح برنامجك الشهري والسنوي ايضا شبه مؤكد.

ج- قارن ما حققته من تقدم مقابل الالتزامات التي سجلتها في اجندتك, حدد مكان الخطأ ان وجد ثم وجه جهودك نحو تحسين الاستخدام المنتج الوقت. 2- ضع ثمنا عليا لوقتك

ان ثمن الوقت بالنسبة لنا هو موازي للعمل الذي نقوم به في شركة ما او مؤسسة ما. فالشركات المنتجة في أوروبا تقسم العمال الى قسمين:

أ- أصحاب المهن(ذوو الياقات الزرقاء): وهم من حملة الشهادات المتوسطة او الحرفيين مثل, نجار, كهربائي, ميكانيكي, حداد وغيرها. اصحاب هذه المهن غالبا ما يكونون من خريجي المدرسة المهنية.

ب- اصحاب الشهادات الأكاديمية(ذوو الياقات البيضاء): وهم الموظفون الأعلى رتبة في السلم الوظيفي للشركة. وهم عادة ما يكونون حملة اختصاصات كالهندسة وغيرها.

اما بالنسبةللأجور فلكل شركة سياسة خاصة, فمنها من يدفع لكل عامل مبتدىء مبلغ مقابل ساعة عمل, وعذا المبلغ يزيد مع الوقت, ومنها من يدفع مبلغ اقل مقابل ساعة العملكحد ادنى, في هذه الحلة فان العامل يعمل بالقطعة فكلما انهى عملللا اكثر يزيد اجر ساعته بنسبة مئوية.

اما ذوو الياقات البيضاء فان عملهم على مشروع ما, يقتضي منهم انهاء هذا المشروع خلال فترة زمنية محددة قابلة للتجديد في حالة حدوث بعض المشاكل في المشروع.

يختلف تعريف وتقدير ثمن الوقت من شخص لأخر, بغض النظر عن ما اذا كان من اصحاب الياقات الزرقاء ام البيضاء. ومثالا على ذلك, اذا قرر احد الموظفين الذهاب في رحلة صيدوكان قد اتفق مع رئيسه في العمل على التاريخ الذي سوف يأخذ فيه عطلة الصيد. فجأة وقبل العطلة بفترة قصيرة جدا عرض عليه رئيسه ان يعمل خلال اسبوع سفره بدلا من الصيد وبأجر مضاعف. 

في هذه الحلة, ان الشركة لا تستطيع ان تجبره على العمل لأنه اخبرهم مسبقا عن موعد عطلته. هنا, على هذا العامل ان يضع ثمنا لوقته. اما المال واما متعة الصيد, اي الأمرين له الثمن الأعلى وله ألأولوية لدى ذلك العامل, المال ام متعة الصيد. كما ان عليه ألأخذ بالأعتبار انه اذا اجل مسألة الصيد وقرر العمل لأن الشركة بحاجة اليه, فهذا سوف يعزز موقفه في الشركة.

هذا النوع من تحديد ألأولويات ينطبق على ذوو الياقات البيضاء والزرقاء.

3- ادارة الوقت تمنح الفرد مهارات التعامل مع الوقت.

ان ادارة الوقت ومهارات التعامل مع معه هما مكملان لبعضهما البعض. فالمرء لا يستطيع ان يدير وقته ما لم يكن لديه المهارات اللازمة. وكذلك فان مهارات التعامل مع الوقت هي بدون فائدةما لم تكن مقترنة بادارة الوقت وبذلك فان النتيجة هي ادارة افضل للوقت بسبب المهارات وحسن التعامل مع الوقت.

كثيرة هي تلك المهارات, ولكن ان استطعنا ان نتقن مهارة تخفيض مبددات الوقت نكون قد قطعنا شوطا كبيرا من عالم مهارات التعامل مع الوقت.

ان مبددات الوقت آفة منتشرة في كافة نواحي الحياة وفي كافة المؤسسات على شكل عادات قد تتغلغل بعمق في اسلوب حياة الفرد او في ثقافة المؤسسة.

ومن مصادر مبددات الوقت:

أ- البدايات البطيئة: بعض العاملين قد يكونوا بطيئين في البدء بأعمالهم اليومية, ولكن الأدارة التي تكون قدوة بالبدء الفوري والتحرك الواثق في المشاريع الجديدة, تمثل قوة رائدة في تحفيز مرؤوسيهم للبدء بسرعة في العمل عند الصباحز

ب- عدم التنظيم, اي وجود حالة فوضى في اماكن العمل ومحاولة معلجة العديد من المسائل في نفس الوقت, وبهذا لن تستطيع ان تكمل اي منها في وقتها المحدد.

ج- تسخير جهود رئيسية للقيام بمهام ثانوية

د- الأنحراف الى القيام بالاعمال التي نحبها بدلا من الاعمال الموكلة الينا, وقد تكون الاعمال الموكلة الينا اكثر اهمية من الاعمال التي نفضل القيام بها.

من تلك المهارات ايضا, تقييم الكدح اليومي وهو يتألف من خمس خطوات:

-اعمل قائمة بكافة الانشطة التي يجب ان تقوم بها في الغد

-قم بتحليل تلك الأنشطة وضعها في مستويات

-رتب تلك الأنشطة حسب اولويتها

-قم بتوزيع الأنشطة التي يمكن تفويضها

-قم بتقدير الوقت اللازم لكل من النشطة المتبقية

4- لأجل تنظيم ادارة الوقت في منظمة لا بد من اعتماد اختبار الوقت   

هل تشعر كثيرا بأنك مغمور بأعمال من واجبك ان تقوم بها؟

هل تواجه وابل من المواعيد النهائية الثابتة؟

هل تنسى احيانا ان تقوم بعمل ما مهم حيث يبدأ الأخرون بمطاردتك حتى نتهيه؟

كل هذه الأعراض وغيرها تحدث بسبب عدم تنظيمك لقائمة الأعمال (تو دو ليست), التي يجب ان تقوم بها. وهي عبارة عن قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها حسب اولويتها, ملا ذكرت في السؤال السابق.

ان استمرارك باستعمال قائمة الاولويات يجعلك متأكدا بأنكمسيطر على كل المهام التي يجب عليك ان تكملها في وقتها المحدد دون ان تنسى منها شيء. اما وضعك المهام في اولويات , فهذا يتيح لك الفرصة لأن تنهي ما هو مهم وان تضع مؤقتا, ما هو غير مهم, جانبا او ان تفوضه لأحد غيرك. انك بهذه الطريقة سوف تبدو مليء بالثقة والتركيز وغير مشوش الذهن.

اما استعمال تلك الطريقة فهو سهل وبسيط جدا.

اولا, ابدأ بكتابة كل المهام التي عليك ان تنهيها خلال الأسبوع القادم, على سبيل المثال, واذا كانت كبيرة, حاول ان تجزئها الى اقسام.

ثانيا, راجع تلك القائمة ورتبها حسب الأولويات وحسب ما هو ملح جدا.

ثالثا, تفويض الامور التي يمكن لغيرك القيام بها. 

5- قد يكون من غير الواقعي ان نبالغ في الركون الى صنع القرار بسرعة

ان من اهم صفات المدير الناجح هي ان يستطيع اتخاذ القرارات المناسبة في الاوقات المناسبة. فبعض القرارات التي لا تتعارض مع استراتيجية او سياسة المؤسسة العامة, يستطيع المدير ان يأخذ فيها قرارا سريعا. ولكن هناك بعض المسائل الحساسة والتي قد يكون لها مردود سيء على المؤسسة, فانه على المدير ان يقوم بتقييم المشكلة وتقييم الحلول المطروحة واختيار الحل الأنسب او ايجاد حلول بديلة وتقييم محاسن ومساوىء كل حل بديل. اما معايير الحكم او التقييم فهي التي يجب ان تعين او تحدد المقاييس المختلفة والجوانب التي يجب ان يتكفل بها الحل وكذلك مصادر المعلومات المتعلقة بالحل البديل, وهل هي من مصادر اولية او ثانوية وهل هي موثوقة ام لا.

غالبا ما يحتاج صنع القرار الى العقلانية والمنهجية او قليل من العقلانية وقليل من الحدس, ولكن عندما يتخذ القرار فيجب تطبيقه بدون اي تأخير, وذلك لأنه دون تنفيذ الحل فان المشكلة ستظل عالقة وقد تتطور وتصبح بحاجة اللى حل جديد لأن الحل الأول لم يعد قادرا على القيام بالمهمة.

نموذج صنع القرار كما حدده الكاتب ديفد والش في كتابه "قرارات القرارات" وهذا واحد من العديد من النماذج المعروفة في صنع القرار. يتألف هذا النموذج من تسع خطوات:

أ- عرف هدفك:

 ما الذي تريد ان تنجزه

ب- قم بعمل مسح تمهيدي لخياراتك:

 بجانب كل الخيارات الواضحة امامك, وما هي انواع الخيارات الأخرى التي يمكن ان تفكر بها؟

ج-عرف القيم او  الاثمان المورطة:

 اي اذا كان القرار غير مهم فلا تاخذ هذه الخطوة بالاعتبار ,اما اذا كان مهما وله تاثير مباشر على المؤسسة اوا افرادها فم الافضل ان تكون متنبها لهذه القيم او الاثمان.

د-قيم اهمية القرار

اذ  ان اهمية القرار  سوف تحدد كمية كمية المال و الطاقة والوقت لهذا المشروع.

ه- ضع ميزانية لو قتك و لطاقتك.

و- اختر  استراتيجية لصنع القرار.

 ان اهمية المشروع وكمية الوقت والمال  الذي سو ف يبذل له  حسب الخطوة الخامسة سوف تؤثر في اختيارك للا ستراتيجيةالتي تختارها.

ز- حدد خياراتك.

عندما تتفحص وتتمعن بالخيارات المطروحة امامك قد تكتشف خيارات اخرى لم تخطرعلى بالك من قبل.

ح- قيم خياراتك.

هنا عليك ان تقاران بين الخيارات المتاحة يقترح الكاتب مناقشة هذه الخيارات مع مختصين او مع  من يهمهم الامر. 

ط- اتخذ قرارك

وهكذا  فان من المجدي ان نعطي صنع القرار بعض الوقت ولكن يجب ان لا نتاخر في اتخاذ القرار.

6- يمكن خلق التخطيط لابتكارافكار جديدة في المبدا الاساس القائل انها تطلق بطريقة لا واعية بواسطة التداعي الحر للافكار

الابتكار هو عمل شيئ ما بطريقة جديدة, قد تكون تغييرات ثورية في التفكير, في الانتاج,في عمليات الانتاج او حتى في المؤسسة.                 

يجب عدم الخلط ما بين الاختراع والأبتكار. فالاختراع هو الحدوث الاول لفكرة ما لمنتج جديد او عملية جديدة,اما الابتكار فهو اول محاولة عملية لتنفيذ ذلك الاختراع.         

الابتكار يطلق بطريقة لاواعية بواسطة التداعي الحر للافكار, ان الكثير من الشركات الكبرى مثل ب&او بانغ واولفسن في الدنمارك قد خصصت قسما لبعض المهندسين حيث ان عملهم اليومي هو محاولة ابتكار تصميمات جديدةلمنتجاتهم وعرضها على قسم التصنيع لمعرفة ما اذا كان بالامكان تصنيع هذا التصميم او يجب وضع بعض التعديلات عليه. .

    هذه الفكرة, اي حرية التصميم, جعلت هذه الشركة في فترة سابقة من اهم الشركات المنتجة للادوات الكهربائية المرئية والمسموعة.

فالأبداع اذا قد يؤدي الى مزايا تنافسية, في السوق المحلية والعالمية, تعود بالربح على المؤسسة. 

7- ثمة حقيقة يدعمها قدر كبير من البحث والدراسة, وهي ان سر الحافز يكمن في طبيعة العمل ذاته.

ان العمل الذي يختبر المهارات والفكر ويبدو مفيدا في فحواه يعتبر حافزا قويا , ومن ناحية اخرى ان العمل الدي ينظر اليه على انه لاهدف له لايقدم اي حافز وان مثل هدا العمل له تاثير معاكس على الاشخاص الدين يؤدونه, فهم يقيمون تقريبا باي شيئ للتهرب منه.

ولفهم الحافز كعامل في الاداء يجب ان ندرك انه حتى منتصف القرن العشرين كان المعتقدان اللدان سادا والمتعلقان بالتحفيز على العمل هما:

* ان تضغط الادارة لجعل المستخدمين يعملون بجد

* ان المال هو اقوى المحفزات على الاطلاق

وقد فقد المال ايضا الكثير من قوته كمحفز, فالموظفين باتوا يتوقعون انصافهن في الاجر كتعبير عن مكانتهم اكثر مما هو حافز للعمل بجد اكثر.

الحوافز نوعان:

*الحافز الملموس, وهو عادة ما يترجم في بعض الشركات عبر اعطاء العامل سيارة شركة او هاتف جوال للشركة او حاسوب محمول او حتى قسيمة دعوى الى احد المطاعم على نفقة الشركة.

*الحامز الغير ملموس, قد يكون على شكل كلمة اطراء من المدير العام امام عمال الشركة يشكرك فيها على قيامك بمهمة ناجحة. 

8- مع ان الوقت يمكن ان يستخدم لتحفيز سلوك الخرين, فقد يعمل ايضا كرادع. 

يتناول موضوع الحفز تفسير أسباب قيام الفرد بعمل ما بحماس و اندفاع بينما لا يتوافر مثل هذا الحماس و الاندفاع عند شخص آخر أو للشخص نفسه في مراحل زمنية معينة .

إن هذا الاختلاف السلوكي يمكن تفسيره جزئياً عن طريق معرفة الحفز الإنساني و الذي هو موضوع الباحثين في العلوم السلوكية . و قد تناولته المدرسة السلوكية بالبحث و الدراسة منذ نشوئها في الثلاثينات و قد حاول السلوكيين دراسة العلاقة بين إشباع حاجات الأفراد و مكان العمل وأشاروا بأنه حتى يستطيع المدير القيام بأعماله بشكل فعال عليه أن يتفهم الأسباب التي تدفع الفرد للقيام بسلوك معين لأن ذلك التفهم يساعده على اتخاذ القرارات اللازمة لتوحيد جهود الأفراد نحو تحقيق أهداف المنشأة .

إن الهدف الأساسي للحفز هو زيادة الإنجاز عند الأفراد و هذا الإنجاز يتحقق عن طريق التفاعل ما بين الحفز و قدرات الفرد 

يعرف الحفز على أنه قوة أو شعور داخلي يحرك و ينشط سلوك الفرد لإشباع حاجات و رغبات معينة من أجل تخفيف حالات التوتر لنقص في إشباع تلك الرغبات و الحاجات و بشكل أكثر تحديداً فقد وصف الحفز بأنه متغير وسيط لا يمكن ملاحظته بطريقة مباشرة و يؤثر علي سلوك الفرد وعلى هذا الأساس فإن الحفز متغير وسيط لا يمكن رؤيته أو سماعه أو الشعور به لكن يمكننا استنتاجه من السلوك فعن طريق ملاحظة سلوك الفرد أثناء قيامه بعمل ما يمكن الاستنتاج فيما إذا كان محفوزاً أم لا وذلك بملاحظة الجهد الذي يبذله في أداء ذلك العمل.وهنا تقاس مؤشرات

الحافز السلبي (الرادع) هي الطرق و الوسائل التي تستخدمها الإدارة لغرض الحد من السلوك السلبي و التصرفات غير المقبولة بين الأفراد والعاملين مثل إطاعة الأوامر و عدم الشعور بالمسؤلية و الكسل في العمل و هذا ينبع منه أسلوب التنبيه و التحذير ومنع بعض الامتيازات عنه لفترة معينة و الإنذار أو تأخير الترقية و ربما خفض الدرجة أو النقل من مكان إلي آخر ويتم استخدام هذه الوسائل حسب درجة المخالفة للفرد ، ويمكن تسمية الحوافز السلبية بالحوافز الرادعة و تعتبر عملية استخدام الحوافز السلبية ضرورية لزيادة الكفاءة الإنتاجية و خصوصاً لدى العاملين الذين يتصفون بالكسل.

9- ان تغيير العادات المتأصلة, سواء كانت متعلقة بالوقت ام لا, يعتبر ارا صعبا لكن ليس هدف غير قابل للتحقيق.

   تمثل الخطوة الأولى فى الإدارة الفعالة للوقت فى إعادة النظر في الطريقة التى يتعامل بها الإنسان حاليا مع وقته. فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم "العادة" ومن النادر أن يفكروا بوعى كيف يمكنهم تغيير تلك العادة. ولكن ما هى العادات السلبية التى تؤثر فى استغلال الوقت المتاح للمسئول الجامعى فى أى موقع؟

  على الرغم من أن بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية ، إلا أن البعض الآخر يكاد يكون عاما ومشتركا بين كافة المسئولين ومن أبرز هذه العادات ما يلى :

1. لا يوجد لدى وقت للتخطيط .

2. سوف أتفرغ تماما لهذا الموضوع .

3. بابى مفتوح للجميع...!!

4. أحب أن أقوم بكل شئ بنفسى.

إن تحليل هذه الأسباب والتعرف عليها يمثل خطوة منطقية نحو كسب المزيد من الوقت وبالتالى تحقيق الفاعلية فى إنجاز المهام ذات الأولوية المرتفعة.

لقد توصلت أحدى الدراسات المشهورة والتى أجريت على عينة قوامها 5000 مفردة من المديرين فى 14 دولة إلى وجود ما يزيد عن 50 عاملا رئيسيا أطلق عليها مضيعات الوقت Time Wasters والتى يمكن تصنيفها فى أربع مجموعات رئيسية هى

• العوامل / الأسباب التنظيمية

• العوامل / الأسباب الاجتماعية

• العوامل / الأسباب الشخصية

• العوامل / الأسباب البيئية

10-لوقت الضائع في اصتياد المعلومات عن مصادر التوريد يمكن تقليصه.

من اهم عوامل نجاح مشروع ما, هي المعلومات التي يمكن توفيرها والتي يحتاج اليها ذلك المشروع.

هناك ثلاثة مصادر للمعلومات:

1- قواعد بيانات: وهي المعلومات الأكيدة والتي يتم حفظها من قبل المؤسسة في برنامج ما مثل برنامج ساب  او (SAP) اي نظام اي ار بي (Enterprise Resource Planning)   اخر, وهي معطيات داخلية قادرة على تقليص وقت المعلومات بدرجة عالية لأنها مرتبطة بجميع اجهزة الكمبيوتر الموجودة في الشركة, حتى وان كانت تلك الأجهزة موجودة في مدينة او بلد اخر, ولا يمكن الدخول الى تلك تاشبكة الا عن طريق كلمة سر تعطى للعامل من قبل المؤسسة. وهكذا, فبدلا من ارسال رسالة الكترونية او مخابرة هاتفية لشخص ما من اجل سؤاله عن بعض المعلومات التي يحتاجها, يمكنه ان يدخل الى شبكة معلومات الشركة ليأخذ المعلومات اللازمة.  بهذا نستطيع ان نقلص وقت ايجاد المعلومات.

2- المعلومات الأولية: وهي المعلومات التي تاخذ مباشرة من شخص ما كأن تعد استفتاء عن مرض ما وتطرحه على عدد من الأطباء المختصين بذلك المرض. هذا النوع من المعلومات هو الأكثر كلفة واستهلاكا للوقت وهي تجمع عادة من اجل اهداف او متطلبات خاصة حيث انها ليست متوفرة من المصادر المعلنة.

3- المعلومات الثانوية: هي تلك المعلومات التي لا يمكن الركون اليها كليا, مثل المعلومات التي تؤخذ عن طريق صفحات الأنترنت الغير موثوقة. هذا النوع من المعلومات هو الأقل كلفة ومتوفر في الحال.  

السؤال الثالث

  - طلبت منك شركة استشارية كتابة تقرير لا يقل عن عشرة صفحات مطبوعة كل صفحة مكتونة من 24 سطر وكل سطر يحتوي على 12 كلمة عن الموضوع التالي: كيف تعرف اين يذهب الوقت- ولماذا- بحيث يمكنك توزيع العمل بشكل اكثر فاعلية... قدم تقريرك لهذه الشركة؟

 مع الشركة   (joint venture)   قامت الشركة أ بابرام عقد شراكة محاصة

ب, وهي, اي شركة المحاصة, شركة تجارية تنعقد بين شخصين أو أكثر يمارس أعمالها شريك ظاهر يتعامل مع الغير، بحيث تكون الشركة مقتصرة على العلاقة الخاصة بين الشركاء على أنه يجوز إثبات الشركة بين الشركاء بجميع طرق الاثبات, . وقد اطلقوا على الشركة الجديدة اسم أب. وكان من ضمن شروط العقد, ان الشركة ب هي المسؤولة عن عملية  التخزين والتوزيع لمنتجات الشركة أ. وكذلك فان الشركة ب هي ايضا مسؤولة عن عمال تلك المخازن وادارتها وذلك مقابل نسبة مئوية من اجمالي ارباح الشركة اب السنوية.

 بعد عدة سنوات من العمل معا على هذا الاساس, بدات ارباح الشركة اب بالتزايد بينما بدات خدمات الشركة ب بالتراجع وبدا عدد العمال بالارتفاع . لاحظت الشركة ب ان عدد العمال في المخازن كبير مقارنة بكمية العمل المطلوب منهم خلال فترة الدوام, كما ان هناك الكثير من الأخطاء والشكاوى.

قررت الشركة ب ان تتقصى وتعرف اين وكيف يذهب ذلك الوقت وما هو السبب الرئيسي ومحاولة معالجة المشكلة, لذلك طلبت مني الشركة ان اقوم بحل تلك المشكلة وايجاد الاسباب وراء ذلك التقصير.

إن الوقت هو الحياة , ومن ضيع وقته فقد ضيع حياته , وإنه لمن العجب كل العجب أن نجد أناساً يستهينون بأوقاتهم ويضيعونها .. سدى واهمالاً, فتمر أعمارهم ويتركون دنياهم ولا أثر لهم يذكر , ولا تذكرهم صفحات التاريخ بل ولا يذكرهم الأحياء. 

ألهدف

ان الهدف من وراء هذا المشروع هو معرفة اين يذهب وقت عمال المخازن ومحاولة تقليص هذا الوقت وبذلك تخفيض الكلفة ورفع اداء العمال

 سئل أحد الإداريين الناجحين : ما الذي يمنع الناس عن النجاح ؟ فأجاب : الأهداف غير الواضحة.  

من اجل معالجة تلك المشكلة كان لا بد ان اتحرى بعض الأشياء ومنها:

1- كيف يتم تعيين العمال؟

2- كيف يتم اختيار من ترسلهم الشركة ب الى الشركة اب؟

3- مدى معرفة العمال بكيفية ادارة المخازن؟ 

4- هل هناك برنامج لتدريب العمال على العمل في المخازن؟

تقصي الحقائق

من اجل الأجابة على السؤالين الأول والثاني, كان لا بد ان ابدا من مكتب ادارة الموارد البشرية.

يعرفالكاتب الأنكليزي وليم ر. تراسي الموارد البشرية بانها الافراد التي تعمل وتنظم المؤسسة وهي الوظيفة التنظيمية التي تتعامل مع الناس. هذه الموارد البشرية بحاجة الى اشخاص من اجل تنظيمها. كما ان ادارة الموارد البشرية هي الوظيفة التي من شانها التركيز على الموظفين والتوظيف وارشادهم ودعمهم بما يحتاجون من مهارات وبرامج تدريب داخل المؤسسة.

ولادارة الموارد البشرية مهام متعددة منها:

1. التعويضات

2. التوظيف

3. الاداء

4. تطوير المنظمة

5. الامان والصحة

6. تحفيز الموظفين

7. الاتصالات والتدريب

بما ان الشركة ب هي المسؤولة عن تعيين الموظفين وبما انها تزاول اعمال اخرى, فانه عندما يتم الاعلان عن الحاجة الى موظفين جدد من قبل الشركة ب بمواصفات تحددها الشركة اب, يتقدم عدد من المرشحين لذلك العمل. الشركة ب تاخذ النخبة من المتقدمين لحساب شركتها الخاصة وترسل ما تبقى للشركة اب. وفي احيان اخرى ترسل الشركة ب النخبة الى الشركة اب اذا لم تكن بحاجة لهم.

ترسل الشركة ب السيرة الذاتية عن عدد من الموظفين الذين تراهم مناسبين لما تريده الشركة اب. 

1. يتم قراءة السيرة الذاتية من قبل احد عمال الموارد البشرية ويقوم العامل بتخفيض عدد المرشحين ويبقي على من يراه مناسبا. 

2. بعد ذلك يجري عامل الموارد البشرية لقاء تلفونيا اوليا مع المرشح من اجل استطلاع  مدى معرفة المرشح للغة الانكليزية اذ انها اللغة المشتركة بين العمال في الشركة.

بعد الاستماع الى عدد من المرشحين تجري مقابلة عدد قليل منهم بحضور مدير العمل وأحد موظفي الموارد البشرية حيث يتم اختيار احد المرشحين من قبل مدير العمل وموظف الموارد البشرية.

هكذا يتم اختيار الموظفين على مستوى الادارة, اما اذا كان الموظف المطلوب من مستوى العمال العاديين مثل عامل مخزن فان الاختيار يجري باسهل من ذلك بكثير فالمطلوب الوحيد هو اجادة العامل للغة الانكليزية.

لا يمكن توزيع العمل بشكل عادل على المرؤوسين الا اذ ا كان لدى المدير المسؤول معرفة وثيقة بالامور التالية:

اولا, المهارات المطلوبة للعمل 

ثانيا, معرفة الوقت اللازم لأنجاز العمل.

هناك طرق عديدة لقياس هذا الوقت بدقة, ومنها بعض الطرق السهلة التي يمكن لأي شخص تقريبا ان يستخدمها وهي ملائمة بصورة خاصة لترتيب مهمات العمل.

وبما ان الطريقة التي يجري فيها  ترشيح العاملين واختيارهم لاتتماشى مع معرفة الموظف المسؤول في الموارد البشرية بالمهارات المذكورة سابقا, فان طريقة اختيار عمال المخازن لا تجري عن علم ومعرفة.

ما هي ادارة المخازن وما هي النشاطات المسؤول عنها عمال المخازن؟

ادارة المخازن هي  عملية تخزين البضائع ومعالجتها, اما مباديء واهداف التخزين فهي:

• التحميل

• الأستخدام الأفضل لمساحات المخزن

• تقليص الحركة داخل المخزن

• السيطرة على حركة البضائع

• امان, امن وبيئة نظيفة

• تقليل الكلفة العامة

وظيفة التخزين هي خزن البضائع والمواد والأهتمام بها الى حين الحاجة اليها. وكثيرا من المواد المخزونة بحاجة الى عناية خاصة مثل المواد الغذائية والمواد الكيموية والمواد السامة. 

النشاطات او المسؤوليات الأساسية التي تعنى بها ادارة المخازن:

• استلام البضائع من مزودي الشركة

• مقارنة هذه البضائع بما طلبته الشركة من المزود

• تفريغ الشاحنات بعد التأكد من البضاعة

• القيام بأية عملية مراقبة على الكمية, النوعية او على حالة البضاعة

• تصنيف البضاعة من اجل تسهيل التعرف عليها عند الحاجة

• نقلها الى مكان التجمع

• الحفاظ عليها الى حين حاجتها

• التقاطها اوتجميعها لتلبية الطلبات

• التغليف حسب الضرورة

• تحميل سيارات الشحن حسب الطلبيات

لكل نشاط من النشاطات المذكورة اعلاه, اجراء قد نصت عليه سياسة الشركة ويجب على الموظفين اتباعه. ولكن بسبب محدودية عدد صفحات هذا البحث لن ادخل في تفاصيلها.

لقد تبين لي سابقا من خلال مقابلتي مع موظف العلاقات العامة ومن خلال طريقة اختيار الموظفين, بان الموظفون في المخازن لم يوظفوا هناك لأن لديهم دراسة وخبرة في هذا المجال. 

لذلك قررت ان اراقب عملية التفريغ والتخزين والتحميل بنفسي لكي اطلع على تلك العملية, وحصلت على النتيجة التالية:

عندما تصل البضاعة من مزودي الشركة الى المخزن, يقوم عامل المخزن بمطابقة رقم الشحنة برقم الطلبية ويبدأ بعدها بتفريغ الشاحنة. يصنف الموظف البضائع حسب النوع وحسب تاريخ انتهاء صلاحيتها. 

بعد الأنتهاء من تصنيف البضائع يتم وضعها في الأماكن المتاحة, مثلا, عند وصول شحنة من المواد س, توضع هذه المواد في اقصى يمين المخزن لأن هناك مكان متاح ولكن وبعد مرور فترة من البدء ببيع البضاعة س وطلب طلبية جديدة من منتج د, يوضع المنتج د في المكان الذي فرغ منه المنتج س وهكذا عندم تصل طلبية س جديدة فانها لا توضع في نفس مكانها السابق, اي اقصى يمين المخزن, بل في مكان آخر. اضافة الى ذلك لم يكن في المخزن سوى رافعة واحدة هذا الخلط وعدم تخصيص اماكن محددة لكل منتج, , كثيرا ما يحدث وذلك لأسباب عدة منها:

• ضعف عملية التنبؤ بحاجة الشركة الى البضائع في الفترة المقبلة

• تتبع المنتج الأكثر مبيعا في خلال الفترة القدمة

• عملية ادارة التخزين

• ضيق مساحة المخزن

• عشوائية التخزين

المشكلة الأخرى التي وجدتها في المخزن هي انه لا يوجد اكثر من رافعة واحدة تستطيع ان تضع المنتجات على علو مرتفع ورافعة اخرى  على علو منخفض.كذلك فانه لا يوجد سوى شخص واحد لديه رخصة سياقة لتلك الرافعة. ماذا لو مرض السائق او تعطلت الرافعة؟

اما عند عملية اعداد الطلبيات لزبائن الشركة, يذهب بائع الشركة الى الزبائن حيث يتفقد المنتجات ويملأ استمارة شراء. يتم الأمضاء على الأستمارة من قبل الزبون. يعود البائع الى مقر الشركة بعد الأنتهاء من جولته اليومية ويقوم بتخزين الطلبية يدويا في جهاز الكمبيوتر.

يبدأ عمال المخزن بأعداد الطلبيات بعد ان ينتهي كل بائعي الشركة من ادخال الطلبيات وتخزينها في جهاز الكمبيوتر.

لا يستعمل عمال المخزن اية تقنية جديدة قد تساعدهم في ايجاد طلبهم بسرعة ولكنهم يعتمدوا على ذاكرتهم. المشكلة هنا في مسألة الأعتماد على الذاكرة, هي وكما اشرت سابقا بأنه لا يوجد مكان ثابت لكل منتج. هذا يجعل عملية تذكر اين يوجد كل منتج اصعب ويرفع من امكانية ارسال المنتج الخطأ الى الزبائن .والنتيجة تكون زبون غير راض وتكلفة اعلى للمنتج.

ان التقنيات الحديثة في علم ادارة المخازن هي من اهم اسباب تقليص الوقت المبدد وقد سميت هذه التقنيات كيو آر, كويك ريسبوند(quick respon) , اذكر منها آر اف, راديو فريكوانسي  .(Radio Frequency)

كيو آر هي عملية استعمال تقنيات المعلومات الألكترونية يبن القنوات المختلفة في سلسلة المزودين وذلك لتخفيض وقت الشراء ووقت الأنتظار (purchasing time and lead time), وتخزين البضائع.

الفكرة الأساسية وراء الكيو آر هي انه اذا اردت ان تحصد فوائد المنافسة القائمة على الوقت, فانه من الضروري ان تطور انظمة سريعة في تجاوبها مع متطلبات حاجات السوق.

لقد ساهمت بعض العناصر في انجاح الكيو آر, مثل تطوير تقنية المعلومات وارتفاع امكانية تبادل المعلومات المشفرة عبر الأنترنت, اي البار كودينغ (Bar coding) التشفير.

تستعمل رموز التشفير من اجل تعريف منتج ما. والتقنية التي من خلالها تستطيع ان تقرأ تلك الرموز هي الآر اف (RF scanning technology)التي تم ذكرها سابقا. وهي عبارة عن موجات ذبذبة ارسال لكي تنقل اصوات وبيانات من نقطة الى اخرى.

ان اهم ثلاث نقاط في موضوع تنمية الموارد البشرية هي تثقيف, تدريب وتعلم. وفي هذا السياق فان اهم نقطة من النقاط الثلاثة هي التدريب.

هناك العديد من برامج التدريب التي يمكن للشركة ان تعطيها للعاملين الجدد لتقليص الأخطاء وتسريع عملية الأنتاج.

في وقت مبكر من هذا القرن, حدد خبراء دراسة الوقت عامل الطاقة البشريةكهدف رئيس لتحسين الأنتاجية. ومع ذلك, يكمن خلف هذا الهدف عدد من الحالات الطبيعية التي يمكن ان يكون لها تأثير مهم على الوقت اللازم لأداء مهمة ما, بما في ذلك ما يلي:

• حركات الجسم, واليد والذراع المستخدمة

• الطرق المستخدمة او التي ينصح بها

• الترتيب المادي لمحطة العمل

• المظاهر العملية المتعلقة ببيئة مركز العمل

• الأدوات والمعدات المتوفرة

• انظمة الدعم التنظيمية

ونتيجة لتنامي ادراك هذه العوامل, فان الأدارة قد حولت تركيزها الى مواصلة البحث عن اساليب توفير الوقت الذي يمكن ان يؤثر على مجال واسع من الطاقة الأنسانية ومدخلات المهارات. ومن اهم اساليب التحسين ما يلي:

1. تحسن الطرق: وتدعى ايضا هندسة المناهج, وتشمل هذه التقنية اختبارا منسقا يقوم به المديرون واختصاصو العمل كما لو انه سيؤدى الان, مع نظرة الى تحسين الأجراءات واضافة ادوات ميكانيكية للمساعدة, او تسريع العمل في المستقبل.

2. وفورات الحركة: وهذا يشمل جهد ملموس لتعديل حركات الجسم البشري, في اثناء تأديته للعمل, بحيث تتم الحركات بأكثر الطرق فاعلية, وتركز وفورات الحركة على الأرشادات التالية:

• يجب ان تكون الحركات منتجة: اي ان كل حركة يجب ان تجعل العمل اقرب للأنجاز.

• يجب ان تكون الحركات بسيطة: فكلما كان استخدام اجزاء الجسم اقل, كلما كان ذلك افضل. مثل استخدام الأصبع والأبهام, مثلا, بدلا من استخدام اليد كلها. ويجب ان يكون مسار الحركات منحنيا بدلا من ان يكون بخطوط مستقيمة, اذ ان معظم اجزاء الجسم تتأرجح من مفصل بحركة دائرية.

• يجب ان تكون الحركات متناغمة: ترتيب العمل والطرق الموصوفة بحيث يكون من السهل العمل بحركات لطيفة. فمن الأسهل للايدي ان تتحرك بأتجاهات مقابلة وفي مسارات متشابهة.

• توفير الراحة للعاملين: فمنضدة العمل ولوحة المفاتيح والكرسي وشاشة الكمبيوتر والبيئة المحيطة بمكان العمل مثل برودة او حرارة مكان العمل او الضوء او الضوضاء, جميعها يجب ان تكون مرتبة بحيث يشعر العاملون بالراحة في الجلوس والوقوف او المشي والحمل عندما يتطلب العمل ذلك.

• تقليل الأنشطة غير الملائمة: فالشخص يعمل بطريقة مريحة بأرجحة الأيادي الى الأمام والى الخلف, والى اعلى والى اسفل. اما التمدد, والتمايل, والألتواء, والأنحناء, فانه يضيف وقتا للمهمة ويكون متعبا.