ضبط حسابات وتكلفة التدريب

ضبط حسابات وتكلفة التدريب

 تحديد تكاليف التدريب 

1- السنة جرى العرف المحاسبي والاقتصادي، يتم تقسيم حياة أو عمر المشروع – أي مشروع- إلى عدد من السنوات يمسى كل منها السنة المالية حتى يمكن حصر نتائج نشاط المشروع خلال هذه السنة وموقفها المالي في نهايتها، وعادة ما تكون السنة المالية 12 اثني عشر شهراً، تبدأ من أول يناير وتنتهي بنهاية ديسمبر من نفس العام (التقويم الميلادي) وقد تبدأ  السنة المالية من أول يوليو حتى نهاية يونيه من العام التالي وتسمى سنة ميلادية متداخلة، هذا بالنسبة للمنظمات أو المشروعات حسب القوانين ونظم العمل السائدة في المجتمع وعلى مستوى التدريب وموازنته ففي أغلب الأحيان ترتبط السنة المالية للتدريب بالسنة المالية للمشروع حتى يمكن إدراج موازنة العامة للمشروع.

يبدأ أن هذا التقسيم لا يمنع من وجود فترات أو أجزاء من السنة المالية لتوزيع موازنة التدريب على فترات نصف سنوية أو ربع أو ثلث سنوية بغرض المتابعة والرقابة الدورية المستمرة.

الموازنة المالية للتدريب :

يتم إعداد موازنة التدريب قبل بداية العام التدريبي بحيث تراعي احتياجات التدريب والموارد المتاحة من قبل المنظمة والسؤال المبدئي.

• هل يتم تقدير اعتماد التدريب وموارده المالية في ضوء خطط واحتياجات التدريب؟

• هل توضح اعتماد التدريب ضمن موازنة المنظمة ثم يتم الإنفاق ولو كان الحديث عما ينبغي أن يكون فإعداد موازنة التدريب وتقدير إدارة التدريب من احتياجات وفقا لخطط وأهداف التدريب بحيث يرد الاعتماد المالي للتدريب موازنة المنظمة محققا لرغبات وطموحات وخطط التدريب .

ولكن واقع الأمر في العديد من المنظمات يكشف عن تقدير جزافي لاحتياجات التدريب لمالية فيتم إدراج اعتماد التدريب مسبقا ضمن موازنه المنظمة وعلى ضوء هذا الاعتماد تقوم إدارة التدريب بإعداد خطة التدريب وتحدد أولوياتها في ضوء الاعتماد المالي المتاح لها.

مم تتكون موازنة التدريب المالية ؟

تتكون موازنة التدريب المالية من جانبين :-

1- الموارد التقديرية .  2 ـ  التكلفة التقديرية .

الموارد المالية وتتكون من : -

1- الاعتماد المالي للتدريب ضمن موازنة المنظمة (ذاتي)

2- دعم المنظمات القومية والإقليمية والدولية (خارجي)

3- الإعانات أو التبرعات أو المنح (خارجي)

وإدارة التدريب الفعالة هي التي توسع من دائرة اتصالاتها وعلاقاتها بالمنظمات والهيئات القومية والإقليمية والدولية للحصول على الدعم المالي أو المنح التدريبية التي تساعدها على علاج قصور إمكانياتها الذاتية لتحقيق أهدافها.

عناصر الإنفاق (الاستثمار)

تنقسم عناصر تكاليف التدريب إلى :

1- نفقات استثمارية

2- نفقات تشغيلية 

النفقات الاستثمارية :

هي تكاليف تصرف لأجل الطويل يمكن استغلالها في عدد من البرامج والخطط التدريبية على مدار عدد من السنوات مثل :

1- تجهيز الآلات والمعدات .

2- إنشاء الدوائر التليفونية المغلقة .

3- آلات عرض الأفلام والشرائح .

4- إقامة مباني ومراكز التدريب .

2- النفقات التشغيلية :

وتنقسم إلى :

أ‌- تكاليف مباشرة :

كافة النفقات التي تصرف لبرنامج تدريب معين، مثل : مكافآت المدريين المعدات الخاصة بالبرنامج والتسهيلات المقدمة للدراسيين مثل : الإقامة بالفنادق والزيارات الميدانية وغيرها.

ب‌- تكاليف غير مباشرة :

وهي تلك التكاليف التي أنفقت في إعداد وتجهيز البرامج التدريبية ويصعب تحميلها على برنامج ما ومنها : 

تكاليف تدريبية :

مكافآت مستشارين خارجيين لتصميم أو إعداد البرامج، مصروفات تدريب المدربين .

مصاريف مساعدة :

تتكون من النفقات التي تسهل تنفيذ برامج التدريب مثل : مكافآت تشغيل وصيانة الأجهزة المستخدمة في التدريب وأعمال السكرتارية والمصروفات الإدارية .

وبشكل عام فان استثمارات التدريب ونفقاته لها عدة بنود أهمها :

• الأجهزة والأدوات والمعدات ومقار التدريب (تحمل تكلفة كاستثمار طويل الأجل وتتحمل السنة المالية بالإهلاك، تكلفة الصيانة والتشغيل).

• مرتبات ومكافآت إدارة التدريب .

• مكافآت الإشراف .

• عبء المدربين (مكافآت – انتقالات – بدلات سفر)

• حوافز التدريب .

• مصروفات عمومية (بريد – برق – تليفون – مياه – كهرباء – صيانة .. الخ)

سجلات التدريب المالية :

وهي أيضا احد أدوات التسجيل والرقابة لتكاليف التدريب ومصروفاته من أهم هذه السجلات:

أ‌- سجل الأصول الثابتة :

والتي تم شراؤها كاستثمار طويل الأجل مثل المعدات والأجهزة التدريبية في هذا السجل نفتح صفحة لكل نوع من أنواع الأصول ونسجل في هذا السجل .

• تاريخ شراء الأصل .

• مصدر الشراء.

• قيمة الشراء.

• تكلفة التركيب.

• عمره الافتراض.

• معدل الإهلاك السنوي .

• تكلفة الصيانة المتعلقة بكفاءة الأصل وقيمته كخردة.

هذا يفرض أحكام الرقابة على الأصول الثابتة مع جردها سنوياً.

ب‌- سجل المصروفات الإدارية :

ويتم فيه تسجيل أعباء ومصروفات جهاز التدريب وأفراده من مرتبات ومكافآت بجانب المصروفات العامة كاستهلاك المياه، الكهرباء ، التليفون الخ بغرض تحديد العبء الثابت ومدى ملائمته لتحقيق الخطة.

3- تكاليف البرامج التدريبية :

ويتم من خلال تسجيل ومراجعة نفقات كل برنامج حسب أوجه الصرف الخاصة به.

سجل الإيرادات :

يتم في السجل تسجيل موارد التدريب أولا بأول من خلال حصر الشيكات المحولة للتدريب بالمبالغ والأرقام والتاريخ ومراجعة تحصيلها وتوفرها للإدارة للصرف منها.

على انه من الضروري ترجمة التسهيلات المقدمة لإدارة التدريب في شكل نقدي لحصر كل الموارد المتاحة للتدريب.

4- ضبط ومراقبة التكلفة :

هناك أدوات للضبط والرقابة من أهمها :

• قواعد ونظم العمل بلوائح التدريب .

• التسجيل بالدفاتر ومراجعتها.

• سلطات الصرف والإنفاق.

• الجرد السنوي.

• مراقبة تحقيق الأهداف.

كما أن مؤشرات الكفاءة يمكن أن تحدد في ضوء إحصاءات ومقارنات تكاليف التدريب سواء بين البرامج أو سنوياً.

أو من خلال مؤشرات :  

تكلفة المشارك / البرامج.

تكلفة المشارك / اليوم

تكلفة المشارك / الساعة 

تكلفة البرنامج .

قرار التدريب داخلي / خارجي

 في كثير من الأحيان تكون إدارة التدريب في محل الاختيار أو التفصيل أو المقارنة بين قرار التدريب الداخلي أو الخارجي للدراسيين ويكون السؤال .

هل يرسل الدارسون للخارج للتدريب ؟ أم نستقدم المدرب إلى الداخل ؟

ومعاصرة التفضيل بين  التدريب الداخلي والخارجي ستنحصر في :

• الأهداف .

• التكلفة .

• التمويل المتاح .

• التسهيلات الأخرى .

يتم إعداد (حالة عملية) لعناصر تكلفة كل بديل وتعرض على المسئولين لاتخاذ القرار.